Genomförande - Del 5 2:2

Vi fortsätter nu med andra delen i hur man genomför ett projektarbete.
Första delen hittar du här Genomförande del - 5 1:2.

Övriga möten

Styrgruppsmöten
Att planera in styrgruppsmötena för terminen, året eller kanske rent utav hela projekttiden är viktigt, då kan alla avsätta tid för detta och vet när mötena kommer ske.
Styrgruppens huvuduppgift är att på ett övergripande plan följa projektets utveckling och stämma av att projektplanen följs. Vid avvikelser besluta om åtgärder, t ex justera tidsramar, tillföra mer resurser, avgränsa tydligare eller ändra metod och inriktning, allt efter samråd med beställaren.

Styrgruppens viktigaste funktion är att

• i förhållande till beställaren vara en garant för att allt löper enligt fastställd planering
• följa upp i relation till projektplanen
• ta ställning i olika handlingsvägar vid en avvikelse från planen
• vara ett stöd för projektledaren i beslutsprocesserna.

Det är styrgruppens ordförande som leder mötena och ansvarar för innehåll och kallelse.
I vanliga fall så är det oftast projektledaren som ansvarar för att ta fram förslag till dagordningen och kallelsen. Projektledarens uppgift vid mötet är att vara föredragande och har ansvar för att styrgruppen får det underlag som behövs för att kunna följa upp projektet på ett adekvat sätt och eventuellt fatta nya beslut.
Var noga med att inte fatta beslut som hör hemma i linjeorganisationen.

Styrgruppens möten kan ha följande innehåll:

• Rapport om projektets utveckling kopplat till projektplanen - tid, resurser samt aktiviteter och resultat av dessa.
• Eventuella avvikelser - behöver åtgärder vidtas och i så fall vilka?
• Problem eller svårigheter som dykt upp - krävs beslut och åtgärder från styrgruppen? Här kan det vara bra att ha , eller tillsammans med styrgruppen göra, en riskanalys som underlag.
• Andra frågor av större vikt som påverkar projektet.

Det är ofta vanligt att träffarna med styrgruppen intensifieras mot slutet av projektet, då tas också frågor som avslutning, utvärdering och överlämnande upp.

Informationsmöten
För ett fungerande och ett accepterande projekt behöver information nå ut till olika intressenter.
Detta kan ske via informationsmöten.
Ni bör ha återkommande kontakt med intressenter som har stor påverkan på projektets utfall eller ska hantera resultatet, och ni bör även kommunicera med dem om hur projektet framskrider.
Intressenter som inte har lika stort inflytande eller som inte i någon större grad påverkas av projektet eller dess resultat kan få en mer sparsam information, det kan t ex enbart vara skriftlig.
Det gäller att informera klart och tydligt till de som behöver informationen mest.

Informationsmötena omfattar ibland en stor grupp och kommunikationen blir lätt enkelriktad, dvs projektledaren och/eller andra från projektet informerar om projektet och dess arbete.
Det kan vara svårt att få igång livfulla och konstruktiva samtal då. Dela gärna upp gruppen i mindre grupper där viktiga frågeställningar kan belysas, och fånga sedan upp resultatet av dessa samtal i den stora gruppen.

För att informationsmötena ska bli bra krävs noggranna förberedelser.

• Klargör vad som är syftet med mötet. Det kan vara att informera intressenterna om tanken med projektet, om resultatet eller om hur projektet utvecklats hittills. Syftet kan också vara att få en återkoppling från intressenterna. Hur ser de på projektet? Vill de vara mer involverade i det eller ha mer information om något? Har de synpunkter och erfarenheter som kan vara värdefulla för projektledaren och projektgruppen?
• Strukturera mötet och informationen så att det tydligt framgår vad som är syftet och vad ni vill förmedla. Utgå också ifrån intressenternas behov av information och kommunikation - Hur ser det ut?
• Förbered och ta fram material om sådant som ska användas eller lämnas ut.
• Boka en lämplig lokal och se till att hjälpmedel finns.
• Försök skapa en atmosfär som inbjuder till samtal, om ni vill ha samtal.
• Skicka inbjudan i god tid.
• Avsluta gärna med någon punkt som inbjuder till fortsatt kontakt: tala om var man kan nå er och tala också om när nästa mötestillfälle blir.

Referensgruppsmöten
Det finns två olika skäl att ha en referensgrupp, antingen för att knyta expertkunskaper till projektet eller för att inhämta synpunkter och förankra projektet. När syftet är det sistnämnda är det ofta företrädare för någon intressentgrupp som deltar i referensgruppen.
Referensgrupper är enbart rådgivande och fattar inga beslut.
Mötena handlar i stor utsträckning om kunskapsutbyte. Projektledaren lämnar information om projektet och deltagarna i referensgruppen delger kunskap de har och lämnar synpunkter.
Syftet är att bidra till projektet.

Vanligtvis träffas referensgrupper återkommande, dock kan intensiteten variera. Det är projektledaren eller någon annan i projektgruppen som håller i mötena. Att hålla i mötet innebär att sammankalla, planera, genomföra och sammanfatta, t ex genom anteckningar. I detaljplaneringen kan ni boka in när och var referensgruppsmötena ska vara. Ibland kan telefonsammanträden eller gruppmöten via nätet vara ett bra komplement för att kunna nå personer som inte finns på plats.

Styrning av projektet

Att styra ett projekt handlar i huvudsak om planering och uppföljning.
Planeringen beskrivs i projektplanen och den därpå följande detaljplaneringen.

En projektledare som vill slutföra projektet i tid, inom givna ekonomiska ramar och med förväntat resultat, måste kunna mäta tillståndet. Variabler som är viktiga att följa är tid, kostnad, omfattning och kvalitet. Beställaren anger vilken variabel som är viktigast. Ska ni ta fram ett resultat till ett visst datum till varje pris? Eller är det viktigare att ni håller budgeten?

Projektmötena är en viktig del i styrningen. Det är här tids och aktivitetsplanen följs upp. Problem som innebär avvikelser från planen redovisas till styrgruppen tillsammans med förslag på åtgärder.

Projektledaren har huvudansvaret att styrning funkar och att målet nås inom utsatta ramar. Han måste även kunna förmedla detta till sina medarbetare så att alla drar åt samma håll.

Styrgruppen beslutar om eventuella förändringar i innehåll och inriktning, med stöd av det underlag för beslut som projektgruppen arbetat fram. Tidigare ställningstaganden omprövas på grundval av nya fakta. Är det avvikelser som kräver stora förändringar bör styrgruppen överlämna frågan till beställaren.
Och än en gång projektledaren har huvudansvaret för planeringen, styrningen och uppföljningen.

Delrapport och slutrapport

Dokumentation är viktig för att kunna följa upp resultat och erfarenheter under projektets gång och det har stor betydelse hur rapportering och dokumentation går till.
Kraven på rapportering kan se olika ut, beroende på projektets storlek och karaktär.
Protokoll från möten och en slutrapport är självklara. Projekt som löper över flera år har delrapporter som underlag för sin slutrapport. Den kontinuerliga dokumentationen bidrar till att tydliggöra vad som händer i projektet.

Delrapporter
I större och längre projekt görs ofta delrapporter under projekts gång. De utgör underlag för den slutliga dokumentationen och utvärderingen. I delrapporten kan det ingå en riskanalys eller avvikelserapport med konsekvensbeskrivning, som visar om något tillkommit som ändrar förutsättningarna. I delrapporten framgår hur resursförbrukning, budget och tidsplan med mera håller i förhållande till den ursprungliga projektplanen. Den underlättar för styrgruppen att följa projektet och är ett stöd för att förebygga problem i tid.

Slutrapport
Slutrapporten lämnas till beställaren och styrgruppen. Den kommer sannolikt också att läsas av personer med olika relation till och intresse av projektet. Tänk på det när du skriver rapporten.

Rapporten ska innehålla uppnådda resultat och en bild av måluppfyllelsen. Om målet inte nåtts, så beskriv varför.

Det är viktigt att det framgår hur avsatta resurser använts. Den kan även innehålla projektledarens och projektmedarbetarnas erfarenheter, som kan ha betydelse för organisationen i övrigt eller för framtida projekt. I rapporten lämnas förslag på åtgärder av olika slag, med utgångspunkt från erfarenheterna.

Börja gärna rapporten med en sammanfattning. Den ger en snabb inblick i vad projektet handlat om och resulterat i.

Här får du några allmänna råd för rapportskrivning:

1. Sammanfattningen är första delen i rapporten och innehåller en kort beskrivning av uppgiften, dess mål och syfte samt vilka resultat som har uppnåtts.
   Fokusera på resultatet och gör inga långa utläggningar om metoder och arbetsätt. Sammanfattningen kan avslutas med förslag på åtgärder och förbättringar som behöver göras, som en följd av projektresultaten.
2. Bakgrunden innehåller en beskrivning av varför projektet kommit till.
3. Arbetsätt och metoder. Här ges en beskrivning av projektets arbetsätt, metoder och organisation.
4. Resultat - beskriver vilka resultat projektet har uppnått, kopplat till mål och syfte. Eventuella avvikelser från målet beskrivs, samt orsak till och effekter av dem. Det är bra om det finns ett avsnitt om hur resultaten kan användas och spridas i organisationen. Ange också vem som tar ansvar för resultatet.
5. Utvärdering av projektgruppens arbete anger hur det har gått att följa projektplanen, hur tids och aktivitetsplan har hållit, om projektbudgeten har följts, samt vilka risker och oförutsedda händelser som eventuellt påverkat projektet.
6. Erfarenheter från projektarbetet. Här redovisas de erfarenheter som gjorts och som organisationen kan ha nytta av. Projektledarens och projektgruppens kommentarer och reflektioner kan vara värdefulla. Samarbete inom projektet och med utomstående kontakter kan belysas. Har ni upptäckt viktiga frågeställningar som inte ingått i ert uppdrag kan de lyftas fram här. Det kan också finnas en del lärdomar i projektarbetet som inte går att förutse eller koppla till projektets mål och syfte, men som är värdefulla för organisationen att få ta del av.
7. Förslag till åtgärder. Rapporten avslutas med ett åtgärdsförslag som är mer detaljerat än det som finns i sammanfattningen. Här framgår tydligt vad som behöver åtgärdas som en följd av projektet. Det ska också framgå när, hur och av vem projektet ska utvärderas.
8. Det är bra att ha med bilagor som ökar förståelsen för projektet. Det kan t ex vara projektplanen, en bild av projektorganisationen, enkät och intervjufrågor, kartläggningsresultat, litteraturlista eller PM.

Överlämnande

Det finns som sagt alltid en mottagare av ett projekt, dvs den som ska använda sig av resultatet.
Ska resultatet få genomslag krävs att mottagaren är införstådd med att ett överlämnande ska ske, när och hur det ska ske samt vad som ska göras med resultatet, vad som krävs för att hantera det på rätt sätt.

Det är viktigt att ha kontinuerlig kontakt och samverkan med mottagaren under hela projekts gång. Om man inte har mottagaren "med sig" finns det stor risk att resultatet inte kommer till användning eller inte får de effekter som var avsedda från början.
Då finns risken att projektet betraktas som misslyckat.

Beställaren ska godkänna projektets resultat i relation till syfte och mål i projektplanen och pröva hur resultatet kan användas av mottagaren.
Ibland medför överlämnandet kostnader för mottagaren. Det kan t ex behövas utbildning eller ny teknik för att mottagaren ska kunna ta hand om resultatet.

Många projekt är av problemlösande karaktär, där förslag till förändringar ska presenteras. Då krävs att någon instans i linjeorganisationen beslutar om förändringen innan resultatet överlämnas.
Ofta är det linjeorganisationen som ska ta hand om resultatet och införa det i organisationen. Det är inte ovanligt att det finns motstånd mot att införa "det nya". Särskilt om man upplever att man inte haft något inflytande i frågan under projektets gång.
Överlämnandet och införandet förbereds noggrant för att undvika onödiga problem. Arbeta under hela projektets gång med mottagaren på ett sätt som underlättar och möjliggör ett överlämnande.
Räkna med att överlämnandet får ta tid, så att mottagaren kan se nyttan med de förslag som projektet resulterar i.

Redan i början av projektet kan ni klargöra vem som ansvarar för genomförandet eller införandet. Några vanliga alternativ är

• en del av linjeorganisationen
• en helt ny organisation byggs upp
• projektet fortsätter med nya direktiv och resurser.

Vilken variant som väljs beror på projektets karaktär. Ibland kan en kombination av dessa tre varianter vara lösningen.

Sammanfattning

Det är viktigt att förstå sambanden mellan alla delar i ett projekt och hur det hänger ihop.
Från första början i de första faserna av projektet dvs ide/utforsknings fasen där direktiven tas fram till projektplan och genomförandet till överlämnandet.

Projektgruppens/projektledarens första viktiga uppgift är att göra en detaljplanering. Den utgår från projektplanen som i sin tur utgår från direktivet.

• I detaljplaneringen beskrivs vilka aktiviteter som ska genomföras, när de ska genomföras och vem som ansvar för dem. Det resulterar i en tids och aktivitetsplan.
• Milstolpeplanen delar in det övergripande målet i delmål.
• För varje deltagare görs en personlig plan med detaljplanen som utgångspunkt.
• I detaljplaneringen görs också en kommunikationsplan.
• Återkommande rutiner som t ex kallelser och protokoll bör struktureras.
• Projektgruppens möten kallas projektmöten. Där planerar och beslutar gruppen vad som ska göras samt följer upp att det blir gjort. En tydlig struktur och fokus på vad som är relevant underlättar projektmötena.
• Projektmötena ska protokollföras. Protokollen och övrig dokumentation ska finnas tillgänglig för projektdeltagarna.
• Styrgruppen har återkommande möten under projektet. Den ska följa utvecklingen på ett övergripande plan och stämma av att projektplanen följs.
• Olika typer av informationsmöten förekommer, framför allt med intressenter.
• Referensgruppen/erna har också återkommande träffar men har enbart rådgivande funktion. Mötena handlar om kunskaps och erfarenhetsutbyte, informationsöverföring och förankringsarbete.
• Projektledaren är ansvarig för styrningen. Det innebär att planera, samordna och följa upp projektet så att uppsatta mål nås inom ramen för de resurser och den tid som står till förfogande. Projektmötena är en viktig del av styrningen.
• En slutrapport skrivs i alla projekt. Den lämnas till beställaren och styrgruppen och redovisar de resultat som uppnåtts, kopplade till projektets mål och de resurser som använts.
• I större projekt kan delrapporter göras. De lämnas till styrgruppen och visar vad som hänt i projektet och hur projektplanen följs.
• Överlämnandet kan vara en känslig fas, som planeras och förbereds väl. Det görs till mottagaren och sker i slutet av projektet.

Det är viktigt att skapa en gemensam plattform i början av projektet, då ökar möjligheterna för ett effektivt arbete inom projektet. Det minskar även risken för motsättningar och istället ökar förståelsen för och bilden av projektet.
Viktigt är också att alla har rollerna klara för sig, vem gör vad och vem ansvarar för vad?
En grundlig detaljplanering och genomarbetade rutiner är a och o likaså att projektledaren vet vad han gör och kan fördmedla det till projektmedarbetarna.
Ett grundligt arbete i tidigt skede underlättar projektets gång och säkrar kvalitet.

Som ni kan se så är det många möten i ett projekt, tro dock inte att ett projekt enbart är möten, det finns många praktiska och teoretiska uppgifter också.
Men det är just vid mötena som man säkerställer och driver projektet framåt.
Därför vill jag råda er som leder eller är med i ett projekt att vara medvetna om hur ett möte genomförs, dvs de grundläggande kunskaperna.
Det finns mycket information att hämta både på nätet samt i litteratur/fakta böcker.
Vill också tipsa om hur man kan införa Lean i möten, hur man effektivt genomför möten efter kundens behov.
Läs gärna denna bok lean med hjarta och kreativitet - om autentiskt ledarskap och kommunikation.
En riktigt bra bok som både beskriver lean och hur man kommunicerar och leder på ett effektivt sätt.
För möten är tidskrävande och tid är en resurs, därför är det viktigt med väl genomförda och väl förbereda möten, efter kundens (mötesdeltagarna) behov.
Där kan lean vara ett bra verktyg.

I nästa del kommer vi gå in på avslut och utvärdering av projekt.