Projektorganisationen och dess innehavare - Del 2

Projektet har alltid en egen och tillfällig organisation vid sidan om den ordinarie verksamhetens.
Det är viktigt att skilja på dessa och att förstå vilka roller som finns och deras funktioner.
Själva organisationen tas normalt ut i planeringsfasen, men för att förenkla och för att förstå går vi igenom redan nu hur den fungerar och ser ut.

Så här kan en projektorganisation vara upplagd.

Beställaren är den som finansierar projektet, det är oftast en personen men kan också vara en styrelse eller nämnd. Det är vanligt att beställare och uppdragsgivare är en och samma person, speciellt i mindre projekt.

Vi kan sammanfatta att beställaren är den som

• beslutar om projektstart
• finansierar
• beslutar om direktiv
• utser uppdragsgivare, projektledare och deltagare till styrgruppen
• anger uppdragsgivarens och projektledarens ansvar samt befogenheter
• tar emot rapporter samt resultatet av projektet.

Om det inte finns någon uppdragsgivare eller styrgrupp har även beställaren dessa uppgifter.

Uppdragsgivaren är som sagts tidigare oftast samma person som beställaren men i större projekt och när beställaren eller en styrelse eller nämnd så kan det vara av fördel att utse en uppdragsgivare.
Detta för att han ska då företräda beställaren i relation till projektet.
Uppdragsgivaren har befogenheter att styra projektet mot beställarens direktiv.
Man följer projektet ur ett strategiskt perspektiv men måste ha mandat att kunna bemöta och förhindra alla försök till motarbetning av projektet.

Uppgifterna är att

• utse projektledaren och deltagare till styrgruppen, ange deras befogenheter och ansvar (om inte beställaren gjort detta)
• har ett övergripande ansvar att projektet går i hamn och når sitt resultat
• aktivt följa projektet via projektledarens rapportering samt ge råd och stöd och klara direktiv vid behov av förändring
• alltid meddela beställaren om det behövs ändringar och hur projektet framskrider
• vara ordförande i styrgruppen, sammankalla och leda den samt marknadsföra projektet internt och externt.

Är det beställaren som också är uppdragsgivare måste han vara en fysisk person.

Styrgruppen har till uppgift att vara ett stöd i beslutprocessen för uppdragsgivaren och projektledaren. Den ska granska och pröva de planer och resultat som uppnås, allt för att säkerställa och ge garantier till beställaren att projektet löper enligt planerna.
Att vara medlem i en styrgrupp är ett stort ansvar och man ska verka för projektets bästa.
Styrgruppen utses oftast av beställaren men kan även utses av uppdragsgivaren.

Sammanfattning av styrgruppens uppgifter

• ska fastställa projektplan och kommunikationsplanen
• kan och bör medverka i riskanalyser
• är en resurs för uppdragsgivaren och projektledaren i beslutprocessen, garanterar att projektet följer plan och tidsramar likväl kvaliteten
• vidtar åtgärder för att stödja projektet, eventuellt via nya beslut
• godkänner del- och slutrapporter.

Projektledaren och projektmedarbetare bilder projektgruppen.
I många projekt så finns bara projektledaren och är då ensam om att styra och ansvara för projektet.
Men i större projekt anställer man även medarbetare och bilder på så vis en projektgrupp.
Projektledaren har ansvar och ska leda arbetet enligt fastställd plan.
Att styra och driva projektet mot förväntat resultat inom givna tidsrammar är huvuduppgiften.
Projektledaren är ansiktet utåt, han ska vara kommunikatör mellan olika intressenter, rapportör till styrgrupp och beställare, arbetsledare och samordnare för projektgruppen.
Det krävs god social kompetens samt ledarkunskaper för att vara en bra projektledare.
Det krävs en mognad att ta ansvar och att våga stå för de beslut man tar.
Projektledaren har olika ansvar gentemot uppdragsgivare och styrgrupp som mot projektgruppen.

Vi tittar på förhållandet till uppdragsgivare och styrgrupp

• förbereda och vara föredragande vid styrgruppens möten
• lämna delrapporter för utvecklingen av projektet
• tidigt signalera om planen ej följs
• ta fram underlag för ställningstagande och beslut
• ha ansvar inför styrgrupp att projektet följs och når förväntat resultat och inom givna budget och tidsramar samt lämna slutrapport när projektet är över.

Förhållandet till projektgruppen

• ska förslå och ev. anställa projektmedarbetare
• ta fram och besluta om arbetsmetoder tillsammans med projektgruppen
• fullfölja projektplanen tillsammans med projektgruppen
• leda och fördela arbetet samt ansvara för dokumentationen
• hantera konflikter som ev. uppstår
• leda projektmötena, om inte gruppen kommit överens om annat
• ska se till att medarbetarnas chefer är införstådda med de krav som projektet ställer på medarbetarna.

Som vi kan se så ställs en hel del krav på projektledaren, han är ju i många fall motorn som driver projektet. Men även medarbetarna har ett stort ansvar både mot själva projektet men också mot sina ordinarie arbetsuppgifter. Att hitta tid och balans utan att det leder till för mycket störningar.

Projektmedarbetarna förväntas att/ska

• delta i planeringen
• utföra de arbetsuppgifter som tilldelas
• dokumentera sina resultat och rapportera till projektledaren
• tidigt signalera om avvikelser och förseningar
• arbeta konstruktiv mot ett gemensamt mål
• bidra med sin sakkunskap
• vara aktiv i problem och konfliktlösning
• både kunna ge och ta konstruktiv kritik
• vara flexibel, stresstålig samt se möjligheter i olikheter och mångfald i projektgruppen.

Referensgrupper och delprojekt är en del som inte alltid används men som kan ge stora fördelar och i vissa fall även behövas för projektets fortskridande.
Syftet med en referensgrupp är att få in spetskompetens som inte sen tidigare finns i projektet eller i verksamheten. En referensgrupp kan också bestå av intressenter eller företrädare av de som ska ta hand om resultatet efter projektets slut.
Syftet med gruppen och riktlinjerna bör framgå tydligt och viktigt att komma ihåg är att en referensgrupp inte har någon beslutanderätt. Den är enbart rådgivande till styrgrupp och projektledare. Det kan finnas fler än en referensgrupp, beror helt på projektets behov och storlek.

Vid stora projekt kan det vara bra att dela upp projektet i delprojekt.
Detta för att kunna hantera projektet på ett rimligt sätt. Huvudprojektet fungerar då som beställare och varje delprojekt har sin egen projektledare och rapporterer till huvudprojektledaren.
Denna typ av organisation blir både dyrare och mer utspridd och används som sagt oftast bara vid stora och komplexa projekt.

Som ni kan se så är ett projekt oavsett storlek ett avancerat åtagande och därav behovet av en egen organisation. Det skulle antingen bli oerhört mycket störningar i den ordinarie verksamheten eller så skulle projektet bara gå på halvfart om det var en och samma organisation både i projektet och verksamheten.
Vi kan också se vikten av projektledare och vilken stor roll och ansvar den har.
Det som finns i alla projekt oavsett storlek är en beställare och en projektledare.

I nästa del ska vi gå in på idé/utforskning, den första fasen i ett projekts liv.