Nytt år ny möjligheter

Så här på årets sista dag, sista timmar brukar jag se tillbaka på året som gått.
Vad har hänt, vad har jag gjort och uppnått, vad har jag missat, gläds åt eller ångrat.
Precis som alla andra så har en hel del hänt även för min del, och det enda jag direkt ångrar med året är att jag inte hunnit göra mer, hunnit med allt som jag planerat att göra. Men detta är ändå oväsentligt om man ser till helheten. 2013 har varit ett riktigt bra år.

Det andra jag tänker på är hur fort detta år ha gått, minns det som igår förra nyåret.
Minns ni när ni var barn, då tyckte man åren gick sakta, tiden stod ibland stilla medans nu i vuxen ålder så går åren bara fortare och fortare.
Tiden är detsamma är bara hur vi upplever den, eftersom vuxna har mer ansvar, mer att göra varje dag så känns det som tiden inte räcker till och dagarna bara går oss förbi.
Därför är det så oerhört viktigt att ta tillvara på den tid vi har, göra det bästa av den, prioritera rätt saker och göra det vi vill i rätt tid.

Tips inför 2014

1. Planera din tid
2. Skjut inte upp det du kan göra idag
3. Var effektiv
4. Ta tillvara på den tid du har varje dag
5. Gör det som känns rätt för dig
6. Våga uppnå dina mål

 

 

 

Våga inse att just du duger, våga inse att just du kan.

 

Sen bloggen startade så har vi pratat en hel del om just tid.

Men tiden är oerhört viktig, en del av att lyckas med sin personliga utveckling och sitt ledarskap kräver tid men också att kunna utnyttja tiden på rätt sätt. Som företagare så är tid viktigt eftersom det är en av de viktigaste resurserna.

 

Livet finns bara där
självklart och som om det alltid funnits
Rutinerna tar över
vi hinner inte

Dagar, veckor, månader och år bara rusar iväg och vi följer bara med
som om vi var tvungna till det
Men vem har sagt
att vi måste springa genom livet?
Vem har bestämt
att allt ska gå så fort?

En dag kanske allting stannar upp
Inom loppet av bara några minuter
kan hela vår värld förändras
Den värld vi tar för given
De människor vi älskar
men inte alltid talar om det för

När de försvinner
finns inte längre någon självklarhet

Ta ingen för givet... allra minst dig själv

Författare okänd

Ikväll kommer många lägga nyårslöften, vilket är bra och försök hålla dessa!
Men lova också att ta hand om dig själv, lägg ned tid på dig själv och vad du vill uppnå under kommande år. Du har alla möjligheter att förändra dig, gör det bara, det är just nu som tiden är

rätt att börja!

 

Med detta vill jag önska er alla ett gott slut på 2013 och ett riktigt GOTT NYTT 2014!

Våga skämta som chef

Som chef eller ledare anser jag att det är viktigt att man vågar bjuda på sig själv, våga dra skämt på möten eller apt/utvecklingsamtal med personalen.

För att lyckas med detta så krävs att du har god insikt över dig själv och att du är säker på din personlighet och vågar ta ut svängarna.
Du har tro på ditt kunnande och ditt ledarskap. Viktigt också att du har förtroendet från din personal, att du byggt upp en sån närvaro att du kan dra skämt utan att någon tar illa vid utan istället ser det med glimten i ögat.

Att som chef kunna skämta i det allvar som så ofta är på en arbetsplats är mycket uppskattat av de flesta medarbetare. Det skapar en gemensamhet mellan personal och sin chef.

Tänkte ge er en liten rolig historia som ni kan dra nästa gång någon vill ha ledigt.
Många skulle nog kanske tveka att berätta denna, men en chef som tror på sig själv och har skapat en bra miljö på sin arbetsplats mellan chefer och anställda kommer nog kunna dra denna utan problem.
Och alla får ett gott skratt!

Så du vill ta ledigt en dag?
Vet du egentligen vad du begär?
Året har 365 dagar,
men du arbetar inte varje dag.
Under årets 52 veckor har du ledigt 2 dagar varje vecka.
Då återstår 261 dagar.
Du är ledig 16 timmar varje dag,det blir sammanlagt 170 dagar.
Då är det 91 dagar som du kan arbeta.
Varje dag tar du lunch 1 timme,det blir48 dagar.
Nu återstår det 43 dagar.
Du behöver inte arbeta 6 röda dagar under året.
Då är det 37 dagar kvar.
Varje dag tar du 10 min kafferast,totalt 11 dagar.
Kvar finns 26 arbetsdagar.
Sedan har du 25 dagars semester,
då återstår det bara en enda dag.
Den förstår du väl att du inte kan ta ledigt

 

 

 

Våga vara dig själv på arbetet

Våga bjuda på dig själv

Våga ha skoj på arbetet, med och om dig själv och med andra

Våga va den chef som du själv skulle vilja ha!



Tro på dig själv och ditt ledarskap!

Förstå värdet av tid

 

För att förstå värdet av en månad,
fråga modern till ett barn som fötts för tidigt.
--------------------------------------------------------
För att förstå värdet av en dag,
fråga den som bara har en dag kvar av semestern.
---------------------------------------------------------------
För att förstå värdet av en timma,
fråga två nyförälskade personer som väntar på att få träffas.
----------------------------------------------------------------------------
För att förstå värdet av en minut,
Fråga den som nyss missade tåget.
-------------------------------------------
För att förstå värdet av en sekund,
fråga den som just undgick en trafikolycka.
-----------------------------------------------------
För att förstå värdet av en millisekund,
fråga 100-meterslöparen som fick silver medaljen.
--------------------------------------------------------------
VAR RÄDD OM VARJE ÖGONBLICK!!!

Avslut och utvärdering och de olika rollerna - Del 6

Vi har nu kommit till den sista delen gällande projektarbete.
Här går vi igenom avslut och utvärdering samt vilka är rollerna i ett projekt och dess betydelse.

Avslut och utvärdering markerar den sista fasen i ett projekt, projekt resultat och slutrapporter ska överlämnas och projektmedarbetarna/gruppen ska ta förväll och ta sig an nya projekt.

Ett bra avslut har en stor betydelse för projektledaren och projektmedarbetarna, det ger tid att gå reflektera och ta lärdom av projektet. Utvärderingen ska också visa om projektet nått de förväntade målen.

Avslut

När slutrapporten överlämnas så ska projektet avslutas. Projektledaren och projektgruppen förbereder och genomför avslutet tillsammans. De behöver ha sitt eget avslut, eftersom de skiljs åt för att återgå till sina ordinarie jobb eller till nya utmaningar.
Att bryta upp en grupp kan väcka känslor av både glädje och sorg.

Ett tydligt avslut är viktigt:

• Den enskilde projektmedarbetaren får då återkoppla på sitt eget arbete under projekttiden.
• Det blir tydligt att projektet är avslutat också på ett känslomässigt plan och då går det att ladda om inför nya arbetsuppgifter.

Upplösningen av projektgruppen och separationen kan gärna markeras genom att ni avsätter tid tillsammans. Då kan man ha avslutande resonemang kring både resultatet och de eventuella roller olika projektmedarbetare kommer att ha då resultatet ska hanteras i linjeorganisationen.
Avsluta gärna med ex gemensam middag eller andra aktiviteter så som paintball eller liknande.
Med andra ord, göra avslutet minnesvärd.

Avslutet kan också innehålla en egen intern utvärdering i projektgruppen:

• Hur har arbetet fungerat?
• Är resultatet tillfredställande?
• Har vi erfarenheter som vi eller andra kan ha nytta av?

Utvärdering

Utvärdering handlar om att utifrån ett visst mål eller syfte, på goda grunder, dra slutsatser om  och bedöma ett resultat. För det krävs att projektet följts upp och dokumenterats och att informationen samlats in. Planera för utvärderingen redan från början så relevant information finns att tillgå i slutet.

Ett bra sätt att identifiera vad som behöver följas upp är att ställa frågan "Hur ska vi visa att vi nått målet?" Svaret visar vad ni bör följa upp under projekttiden för att få ett relevant underlag för utvärderingen.

Några enkla frågor att ställa sig vid utvärdering är:

• Löste vi problemet?
• Följde vi planen?
• Nådde vi målen?
• Kan något göras bättre?

I en del projekt gör projektledaren tillsammans med projektgruppen som gör utvärderingen, i andra kan det vara någon från linjeorganisationen, ex mottagaren av projektet, eller så väljs någon utomstående, ex konsult som är expert inom området som projektet arbetat inom.
Många gånger väljs just en utomstående för att få en opartisk bedömning.

Utvärderingen presenteras för beställaren och styrgruppen. Den är en unik återkoppling till organisationen med viktiga erfarenheter av projektarbetet, och den bidrar till lärandet i organisationen.

Utvärderingen kan med fördel presenteras i seminarieform, så att alla intresserade kan få ta del av den vid ett och samma tillfälle. Det kan vara bra att ha en seminarieledare som inte har varit involverad i projektet.

Roller i ett projekt

Vi går igenom de olika rollerna i ett projekt.

Projektledaren
Projektledaren har en viktig funktion i projektet. Det är projektledaren som ansvarar för att

• hålla ihop de olika delarna
• leda projektgruppen
• styra mot målet så att resultatet nås inom given tidsram och inom given budget
• kontakten med alla berörda sker på ett adekvat sätt och att rätt information lämnas till rätt person/grupp vid rätt tillfälle
• projektet blir dokumenterat.

Inom ramen för detta ansvar ska projektledaren bla

• föreslå/utse projektmedarbetare
• signalera behov av justeringar och förändringar under projektets gång
• hantera de konflikter som eventuellt dyker upp.

Projektledaren ska tillsammans med projektgruppen

• välja effektiva arbetsätt och metoder
• planera, informera om, samordna och följa upp projektet. 

Att vara projektledare ställer krav på både erfarenhet, lyhördhet och ledarskap.
Det är ett spännande arbete som ger utrymme för kreativitet, nyskapande och utmaning.
Du är med och driver något du tror på, att påverka en viktig fråga.
Du får uppleva stimulansen i att tillsammans med andra lösa en uppgift och ro den i land.
Det är en härlig känsla när det kommer i mål.

Som projektledare måste du ha förmåga att styra projektet mot det förväntade resultatet. För att göra det krävs resultatorientering och god förmåga att planera och följa upp.
Det fordrar en hel del ordning och reda. Som vi nämnt många gånger tidigare, nyckel till ett lyckat projekt är god förberedelse och en stark grund, det får man via ordning och reda samt att planera och följa upp.

Projektarbete handlar om problemlösning och utveckling. Därför ställs det krav på kreativitet och att kunna bryta tankemönster, att upptäcka nya vägar och möjligheter. Du bör ha god förmåga att kommunicera och skapa goda relationer.
Du ska engagera och motivera andra projektmedarbetare att dra åt samma håll.

Projektledarens roll är betydelsefull för projektets framgång.
Som projektledare har du makt i projektet, men du har ingen formell makt över någon i linjeorganisationen. Därifrån behöver du både kompetens och stöd. Du rekryterar projektmedarbetare därifrån och är oftast beroende av linjeorganisationen vid själva överlämnandet i slutet av projektet.
Du måste hitta effektiva sätt att samverka med. Det kan kompliceras av att du själv kanske kommer från linjeorganisationen utan att vara chef eller ledare där.

Oftast har du inte heller samma inflytande över dina medarbetare som linjechefen har. De är anställda i linjeorganisationen och arbetar kanske kvar där på en del av sin tid. Du påverkar inte deras villkor i anställningen, det gör deras chef i linjen.
Du är deras chef endast inom ramen för projektet.

Projektledarens roll i de olika faserna
I idé/utforskningsfasen är det inte alltid säkert att projektledaren är med, då beställaren oftast inte ännu bestämt sig för att starta projektet eller inte.
Skulle en ledare vara utsett så har han/hon en viktig roll i de analyser som görs i denna fas.

I planeringsfasen bör projektledaren vara med. Här sker utformningen av projektplanen, och det bör projektledaren vara involverad i eller helst ansvara för.

I början av genomförandefasen är det viktigt att projektledaren skapar trygghet och struktur i projektgruppen, du tar fram en gemensam bild av syftet med projektet och vilket resultat som ska levereras.

Det är viktigt att tydliggöra allas roll och uppgift och klargöra de spelregler som ska gälla.
Gör en tydlig struktur för de möten ni ska ha under projektets gång samt för rapportering och uppföljning av tids och aktivitetsplanen.

Skapa en god stämning i gruppen, som gör att ni vågar vara kreativa och säga vad ni tycker och tänker.

Det är bra om alla beskriver de förväntningar de har på projektet och varandra.
Diskutera sedan förväntningarna och försök komma fram till ett gemensamt kontrakt och en linje för att arbeta effektivt tillsammans.

Under genomförandefasen ska projektledaren se till att det som bestäms blir gjort.
Du följer upp tids och aktivitetsplanen och snabbt korrigera eventuella avvikelser. Du måste motivera både dig själv och dina medarbetare att arbeta vidare mot det gemensamma målet.

Det krävs samtidigt återkommande kommunikation med intressenter, styrgrupp, uppdragsgivare, och de delar av linjeorganisationen som berörs av projektets resultat.
Det gäller att hitta ett samspel mellan de olika delarna i projektet samt tiden att samverka med utomstående aktörer.

Kom ihåg att ge plats för humor och glädje, det ska vara roligt att arbeta i projekt.

Under projektets tid kan det dyka upp konflikter. De kan förekomma i projektgruppen men också med utomstående.
Som projektledare har du ansvar för att identifiera och hantera dessa konflikter på bästa sätt och så neutralt som möjligt.
Är du själv en del av konflikten har du också ansvaret att lösa den.

Mot slutet av genomförandefasen ökar oftast arbetstakten och pressen blir alltmer större.
Projektledaren måste kunna hålla huvudet kallt och underlätta för alla att hantera denna press och se till att det som ska göras blir gjort.
Medarbetarna börjar fundera på vad de ska göra när projektet är slut och det gäller att skapa en trygg miljö, men också se till att deras engagemang och motivation håller hela vägen ut.

När projektresultatet och slutrapporten är överlämnade är det dags att avsluta projektet. Projektledaren har ansvar för att gruppen får ett bra avslut så alla kan gå vidare.

Ledarskap
Att vara projektledare handlar om att besitta kunskap och erfarenhet av att vara ledare.
Ledare är du i kraft av din person. Det innebär att du har utvecklat förhållningsätt och attityder som gör att människor omkring dig accepterar dig som ledare.
Du verkar för respektfulla och förtroendeskapande relationer och håller samtidigt fokus på uppdraget och de resultat som ska nås. Det är till stor del ledaren som skapar förutsättningar för lärande, utveckling och kreativitet i gruppen.

Som projektledare ska du organisera och leda arbetet. Att leda handlar om att skapa resultat genom andra. Det blir din uppgift att forma ett lag som fungerar så väl tillsammans som uppgiften kräver. Du ska mobilisera och kanalisera människors energi och samordna alla aktiviteter så att mål och förväntningar uppfylls. För det behövs planering och kontinuerlig uppföljning.
Projektmedarbetarna behöver förstå sitt eget och projektets uppdrag och de behöver ha förutsättningar för att genomföra det.

Grunden för ledarskap är att kunna leda sig själv och sitt eget liv.
Med det menar jag att du behöver vara någorlunda klar över vem du är, vad du vill och behöver och att du sedan gör medvetna val och tar ansvar för dessa.
Du behöver arbeta med din egen utveckling och lära dig förstå dig själv och ditt eget agerande.
Med ökad självkännedom kan du bestämma dig för om det är något du vill förändra hos dig själv för att kunna utveckla dina relationer och ditt ledarskap.

Den som ökar sin kunskap om sig själv ökar sin självinsikt och har en god chans att utveckla ett moget ledarskap.
Det kräver medvetenhet, reflektion, vilja och mod. En mogen ledare leder genom att dela med sig av makt, befogenheter och kunskaper, genom att utveckla, stödja och stärka medarbetarna.

Vill du som projektledare utvecklas i ditt ledarskap kan det vara bra att skaffa en extern coach eller handledare.

Projektgruppen
I de flesta större projekt så räcker det ej med en projektledare utan det behövs fler personer och då skapas en projektgrupp.
Det händer att man knyter till sig olika medarbetare i de olika faserna, för att få in den kompetens som krävs i just den fasen. Flexibilitet är ett kännetecken för projekt.

När projektet ska startas så utses medarbetarna. Det är bra om projektledaren gör detta eller åtminstone är involverad i tillsättningen. Det är en grannlaga uppgift att sätta samman gruppen på bästa sätt. Projektets karaktär och förutsättningar avgör vilka projektmedarbetare som behövs.
Mångfald då det gäller kunskaper, ålder, kön, kulturell bakgrund, mm är oftast en tillgång.

I projektgruppen har alla ansvar för att utveckla metoder och arbetsformer som är anpassade till de olika uppgifterna i projektet. Därför är det viktigt att projektmedarbetarna fungerar som inspiratörer och uppmuntrare i förhållande till varandra.
Gruppen blir inte starkare än den svagaste länken.

Projektmedarbetarens roll
Projektmedarbetarna utgör en viktigt resurs och bidrar aktivt till framgång med sina speciella kompetenser. Att vara medlem i en projektgrupp ställer krav på god samarbetsförmåga.
Det är också värdefullt att ha med sig ett förtroende från organisationen.
Det nätverk som varje projektmedarbetare har är en tillgång för projektet.

Som projektmedarbetare tar du ansvar för att

• bidra med din kunskap och kompetens till projektets framgång
• delta aktivt i problemlösning och riskanalyser
• dokumentera dina resultat
• medverka i planeringen
• rapportera till projektledaren
• signalera och informera om avvikelser i arbetet
• vara en "ambassadör" i alla sammanhang
• visa vilja, engagemang och intresse
• vara kreativ och konstruktiv i konfliktsituationer.

De flesta projektmedarbetare har bara en liten del av sin tid förlagd till projektet. Det kan leda till konkurrens med linjeorganisationen om medarbetarens tid och engagemang. Upplevelsen av att medarbetaren är mycket frånvarande förstoras ofta av omgivningen.
Projektmedarbetaren måste hantera denna balansgång på bästa sätt.
I projektet så är det projektledaren som är närmaste chef. Blir det irritation i organisationen, kan projektledaren ta ett samtal med linjechefen och medarbetaren.

Eventuella risker inom gruppen bör uppmärksammas. Ett effektivt arbete i gruppen bygger på att alla förstår varandras roll och uppgift i gruppen och att man är beredd att granska sitt eget sätt att arbeta för att nå gruppens mål. Prata om hur ni hanterar konflikter så att ni har en handlingsberedskap för det. Många konflikter kan förebyggas genom att man resonerat om dem innan de dyker upp.

Avslutande ord

Med detta så är denna del om projektarbete slut.
Viktigt att komma ihåg är att vara noggrann, bygga en stark grund, förstå problemet och ha klara direktiv vad målet är och hur man når dit. Ordning och reda och jobba effektivt.
Samt glöm inte bort att ha kul, jobba i projekt är en utmaning men också ett roligt sätt att arbeta.
Ta med dig lärdom och kunskap från ett projekt till ett annat.

Sen till frågan, vad har jag för nytta av detta när jag ska starta eget företag?
Jag är ni flera som tillsammans ska starta är det en fördel att arbeta som en grupp, och även om du är själv så är det fördel att arbete i ett projekt.
Ta fram affärsidé, affärsplan, budget, marknadsplan, kontakt med olika myndigheter osv.
Allt detta har fördel av att jobba i projekt då man på ett noggrant och strukturerat sätt jobbar sig igenom varje moment.
Att starta eget kräver precis som projekt en noggrann och väl förberedd grund att stå på.
Sen så är denna en kunskap som du kommer ha nytta av framöver också.

Lycka till!

En ovanlig bank

En ovanlig bank:

Tänk dig en bank som varje morgon
sätter in 86 400kronor på ditt bankkonto
och som varje kväll tar tillbaka de pengar du inte använt.
Vad skulle du göra med pengarna?
Använda så mycket som möjligt förstås!

Nu är det så att du faktiskt har en sådan här bank.
Den kallas tiden.
Varje ny morgon får du 86 400 sekunder att använda
precis som du vill.
Varje kväll är förslösad tid borta för alltid.
Det finns ingen möjlighet till kredit,
det finns ingen möjlighet att spara för framtiden.

Använd därför din tid så klokt som möjligt.
Njut av solnedgången tillsammans med en vän,
lär dig något nytt,
hjälp någon som har det svårt...

GÖR VARJE DAG MINNESVÄRD!

 

God Jul

Nu är kalle anka slut och för många väntar eller kanske redan sitter vid ett dukat julbord med goda vänner och familj.
Glögg och presenter som avslutar kvällen!

Ta hand om varandra och ha en riktigt GOD JUL!

Ett ord många glömmer..

Tänkte lägga in en text från en gammal (religiös barn låt) av Charlotte Höglund , normalt är jag inget större fan av denna typ av musik, men just denna låt berör och får en att tänka till.

Det vackraste ord som jag vet
är ett ord som så sällan blir sagt
Det väntar på stora och små –
det lilla ordet förlåt.

Vi ska förstå och förlåta varann
och va’ rädda om varann lite mer.
Kanske snart så ses vi ej mer,
vi ska förstå och förlåta varann.

Det vackraste ord som jag vet
det har Jesus ju lärt oss att be.
På korset han bad denna bön:
det lilla ordet förlåt.
Vi ska förstå och förlåta varann
och va’ rädda om varann lite mer.
Kanske snart så ses vi ej mer,
vi ska förstå och förlåta varann

Det vackraste ord som jag vet
det kan få oss att skratta och le,
så skynda dig genast att be
det lilla ordet förlåt.
Vi ska förstå och förlåta varann
och va’ rädda om varann lite mer.
Kanske snart så ses vi ej mer,
vi ska förstå och förlåta varann

Vad vill jag förmedla er via detta då, jo att vi har för lite tid att gå och vara sura, arga på varandra, för lite tid att reta upp oss på små saker och ha onödiga dispyter.
Både inom arbete och familj, det är påfrestande och ett moment som vi helst av allt vill slippa.

Särskilt så här vid juletid är det många som kanske sitter ensamma istället för att spendera julen med släkt och vänner på grund av gammalt groll.

Så oavsett orsak, var den bättre människan och ta första steget, säg förlåt.
Julen är en lämplig tid för detta.
Ödsla inte tid och  resurser på att bråka, lös istället problemet och gå vidare.

Ett litet ord som förlåt kan betyda väldigt mycket!

Kundvärde eller överflödig information?

Vad betyder kundvärde egentligen? Vad betyder det för företaget? för dig? men framför allt för kunden? Har ni samma syn på vad som är värdet?

Detta är en fråga man bör ställa sig flera gånger och gärna också ta upp inom företaget men även med kunderna. Värdet ändras med tiden, kundernas behov ändras och kan inte företaget leverera och utvecklas i samma takt som kunden och att värdet sjunker riskerar man tappa denna kund.

Vad är bra och dåliga värden då som även är och ger en lönsamhet för företaget?
Kort kan man väl säga att en produkt eller tjänst som inte bidrar till varken mervärde för kunden eller lönsamhet för företaget är ett dåligt värde som bör elimineras.

I dagens samhälle så strävar vi att göra allt så effektivt som möjligt till sån liten kostnad som möjligt.
Samma sak gäller att vi vill ge kunderna den bästa upplevelsen till sådan liten kostnad som möjligt.
Speciellt i företag som jobbar med LEAN är detta ett huvudfokus.
LEAN är ett utmärkt arbetssätt anser jag då kunden alltid sätts i fokus.

Men finns det kundvärden som kanske är ett värde enbart för kunden men inte direkt för företaget?
Ett mervärde eller en överflödig information?
Eller är allt som är av värde för kunden också av värde för företaget på långt sikt?

Kommer att tänka på en annons jag hade ut, skulle sälja elektronik prylar.
Tog en fin bild på produkten och dess tillbehör, dock så hamnade inga kablar med på bilden (då jag anser att en massa kablar skulle göra bilden mindre attraktiv).
Första frågan jag fick av en potentiell köpare var "ingår kablar?" ja svarade jag.
För mig var den frågan lite underlig (just då), menar kablarna är ju en förutsättning för att produkten ska fungera. Men visst eftersom dom inte fanns på bilden kan man ju inte utesluta om dom är med eller ej.

Man kan alltså då säga att det jag ansåg skulle dra ned kvaliteten på bilden dvs kablarna, var precis det som skulle gett kunden ett mervärde och ett snabbare beslut i affären. Ett mervärde som i slutänden inte skulle gett mig direkt någon lönsamhet, något som jag såg som en överflödig information.

Ett annat exempel är att om du går på konditorier eller caféer så är de sällan du hittar information om vad de olika godsakerna innehåller, ex ägg, mjöl eller nötter osv. Då det finns allergiker som kanske skulle vilja ha den information innan man beställer. Självklart så frågar man ju då expediten och han eller hon kollar du upp det hela. Men just denna process är tidskrävande och ger inget värde speciellt om det är mycket folk och köer bildas.
Visst hade det varit bättre då med en text vid varje sort som lätt beskriver vad det innehåller, ex symboler för de vanligaste produkter man är allergisk mot.
Har varit på vissa ställen där inte ens priserna varit utsatta, så man måste fråga det också innan man kan välja.

I detta exempel så skulle överflödig information ge kunden ett mervärde och snabbare beslut förmåga om man visste direkt om det innehåller nått man är allergisk mot samt priserna.

Skulle då denna typ av mervärde ge företaget något eller är det bara ett över arbete?
Vid en första tanke så kanske svaret är  nej.
Men tänk så här, om kunden får rätt information, blir rätt bemött, känner sig omhändertagen och satt i fokus av företaget, så mest troligt så kommer denna kund handla igen eller använda era tjänster igen.
Det leder till lönsamhet för företaget.
Ett mervärde behöver inte ge avkastning direkt utan man måste även se det på långt sikt.

Så länge du kan ge kunden något som den behöver vid rätt tillfälle så är det ett bra mervärde.

Kom ihåg att det är företaget som finns för kunden och inte kunden som finns för företaget.

Remember

Att inte vara dömande mot andra

Att utvecklas som människa är att alltid se potential hos dig själv, se möjligheter att utvecklas, att inget är omöjligt. Det är bara du själv som sätter gränser för vad du kan göra.
Att utvecklas som människa är också att se potential hos andra människor, och stödja deras val i livet.

Tillsammans kan man nå nya höjder och mål, tillsammans är vi starka.

Alla har nog mer än en gång varit med om att när du möter en ny människa, vare sig privat eller på arbetet, att man varit väldigt snabb på läsa av personen, döma personen oftast på ett negativt sätt.
Du dömer allt ifrån beteende, utseende, personlighet, kunskap, samt kanske det mest viktiga "det första intrycket" en person gör. Är personen framåt, blyg, burdus, aggressiv, lugn, slamsig, ordningsam, osv.
Detta är ett naturligt beteende och en del av hur vi bemöter varandra och lär känna varandra.
Men man kanske ska ge personen en chans istället för ett snabbt dömande.
För det första intrycket behöver inte vara och är säkerligen inte tillräckligt för att du ska känna den personen. Sen kan man alltid ställa sig frågan är det vår rätt att döma andra personer?

Detta tänk bottnar mycket i den så kallade jantelagen. Något som vi svenskar hade som tänk tidigare men som tack och lov mer och mer håller på att försvinna.
Jag är emot jantelagen då jag anser att den driver inte människor framåt utan bakåt.
Jag anser att alla har rätt att utvecklas till det man själv vill bli.

Jantelagen

Vad är jantelagen?
Jantelagen är en uppdiktad lag formulerad av Aksel Sandemose i boken En flykting korsar sitt spår (1933). Aksel Sandemose skrev på norska (riksmål), men växte upp i danska Nykøbing Mors, en stad han i boken kallade Jante, därav namnet "Jantelagen".
Begreppet har senare fått ett brett och populärt genomslag och används även av människor som saknar vetskap om den litterära kontexten.
Jantelagen formulerar i ord den oskrivna lag, som säger att man inte får sticka upp och tro att man är bättre än andra på något sätt, den präglades av småstadsmentalitet och avundsjuka. Jantelagen kopplas till kulturen på många platser i Skandinavien. Motsvarande fenomen finns emellertid på många platser i världen. På engelska används uttrycket Tall poppy syndrome som betyder att någon som åstadkommit något positivt inte erkänns för att folk inte tycker vederbörande är värd det.

Jantelagen består av följande tio lagar:

1. Du skall inte tro att du är något.
2. Du skall inte tro att du är lika god som vi.
3. Du skall inte tro att du är klokare än vi.
4. Du skall inte inbilla dig att du är bättre än vi.
5. Du skall inte tro att du vet mer än vi.
6. Du skall inte tro att du är förmer än vi.
7. Du skall inte tro att du duger till något.
8. Du skall inte skratta åt oss.
9. Du skall inte tro att någon bryr sig om dig.
10. Du skall inte tro att du kan lära oss något.

I boken tillfogas senare även ett elfte bud, som brukar kallas ”Jantelagens strafflag" som lyder:

11. Tror du inte att vi vet något om dig?

 

Som ni kan se så är detta tänkande väldigt negativt och den krymper, begränsar och förminskar, det är ingen bra utgångspunkt för våra liv. Enligt mig är den uråldrig. Men tyvärr så är vi svenskar lite tillbakadragna och vi vill inte göra allt för stort väsen av oss.

Men som tur så håller detta på förändras och det tror jag är viktigt framför allt inom företagande på en internationell nivå, men även för varje enskild person.

 

Jantelagen har blivit ersatt med nya lagar kan man säga, bla Anti-jantelagen som är raka motsatsen men även av Svantelagen som är skriven av Svante Ingvarsson år 2010.

Dessa två lagar stämmer betydligt bättre med dagens bild och vad vi bör sträva emot.
Kan vi leva efter detta så är vi på god väg mot personlig utveckling till bättre medmänniskor .

Be aldrig om ursäkt för att du är den du är.
Be aldrig om ursäkt för att du är framgångsrik.
Våga vara och bli den du vill vara.
Se inte ned på andra människor, se hellre upp till andra.
Döm inte andra.

Med dessa tänkvärda ord sätter jag punkt för denna artikel, och hoppas fler tar tag i detta och förändrar sitt tankesätt till ett sundare och mer utvecklande sätt.
 

Leende

Vakna med ett leende

Kliv upp med ett leende

Arbeta med ett leende

Gå till affären med ett leende

Laga mat med ett leende

Gör vardagliga saker med ett leende

Gå i säng med ett leende

 

Le mot dina medarbetare

Le mot din fru eller man
Le mot dina barn
Le mot din familj och vänner

Le mot människor du möter

En sådan enkel sak som att le mot någon eller något kan göra så mycket för din och andras självförtroende och livskvalitet. Det kan förhöja en dag mer än vad man kan tro.
Så sluta aldrig le.

Vakna med ett leende och gå i säng med ett leende.

Ett möte med Lean

Att ordna möten, konferenser och att genomföra dom på ett effektivt sätt är oerhört viktigt.
Väl genomförda så eliminerar du slöseri och fokus sätts på att få ut rätt information till mötes deltagarna. Att spara tid är viktigt, att hålla ett möte efter kundens behov är viktigt, det är respekt.
Därför är lean ett väldigt bra verktyg att införa och det är inte enbart bra i möten utan även i det vardagliga kommunikationen mellan medarbetare.

Vi kommer gå in mer på hur lean fungerar i ett senare skede, men tänkte här ge er en kort inblick hur lean kan införas i möten.
Tipsen är tagna från boken Lean med hjärta och kreativitet om autentiskt ledarskap och kommunikation. Så vill ni fördjupa er i detta ämne så rekommenderar jag er att läsa boken.

Att hålla ett bra möte kräver enormt mycket av den som anordnar men också av dem som ska tala.
Du behöver vara en bra talare, med retoriska kunskaper men du behöver också något intressant att förmedla. Vad jag vill ha sagt är att en bra talare med en viktig fråga kan få publiken att somna om det inte görs intressant, likaså kan en sämre talare få publiken sitta som på nålar och verkligen lyssna.
Allt handlar om hur man paketerar sitt framträdande.
Det är också viktigt att man tänker på allt som rör runt om kring själva mötet, allt från lokal, pauser, luncher, tider, resor, vilka som deltar, mötets syfte och mål, vad vill du få ut av mötet? och vad vill motpartern få ut av det?

Vi kommer inte gå in på retorik och hur man blir en bra talare, då det skulle vara omöjligt att få in i ett inlägg. Däremot ska vi ta upp hur man förbereder ett möte, framför, ge er en mall där lean är i fokus.

Standard konferensflöde

Arbetar man från denna mall så får du till möten där kundens behov sätts i fokus, där slöseri försvinner och ett effektivt möte kan hållas.
Viktigt är också att tänka på hur och var mötet ska hållas, lokal, teknik, raster/luncher, gång/restid osv.
Det finns fem punkter i denna mall, Concept note, Agenda, Bjuda in talare, Förmöten och Talskrivande.

Concept note - grundanalys
En så kallad concept note motsvarar den retoriska analysen, och beskriver hörnpelarna i konferensen/mötet: syfte, målgrupp, tema och nyckelpersoner. Den är grunddokumentet, utgör basen för all vidare planering och kräver ett gediget arbete för att samla relevant information och analysera informationen.

Arbetet har fyra faser:

1. research och analys
2. syftesbeskrivning
3. formulering av innehåll
4. avstämning med relevanta aktörer.

Concept note ska innehålla:

• bakgrund - som bland annat ska innehålla vad värden och deltagarna vill ha ut av mötet
• tema
• syfte
• kärnbudskap
• ämnen
• önskat resultat
• nyckelpersoner och nyckelorganisationer
• potentiella talare
• potentiell ordförande/moderator
• mötesformer
• budget
• praktiska detaljer som behöver tas i beaktande vid ett tidigt stadium
• nästa förberedelsemöte
• hur konferensen ska utvärderas.

Metoden hur man tar fram en bakgrundsbild (första punkten i en concept note) fungerar oavsett vilken typ av konferens som anordnas.

• Att börja med en omvärldsanlys lönar sig alltid eftersom det inte ger tillräckligt underlag till en concept note att enbart fråga deltagarna vad de vill att en konferens ska handla om.
  Svar från presumtiva deltagare ger ofta en spretig bild, som är svår att bygga en agenda på.
• Vidare är det värt att lägga ner tid på detaljanalys av alla inblandade aktörers (kunders) intressen. Det är en intressant - men ofta förbisedd - fråga att reda ut hur många aktörer det finns att ta hänsyn till när man planerar en konferens och vad dessa vill.
  Relevanta frågor att ställa sig i detta skede är: Är vi ensamma om att vara värd för en konferens eller har vi en samarbetspartner och/eller en finansiär vi måste ta hänsyn till? Vilket syfte har samarbetspartner/finansiär? Vilka är de förväntande deltagarna och vad är deras bakgrund och intressen?

Genomför man de här arbetsmomenten vinner man mycket, eftersom det skapar ett starkt samförstånd hos alla inblandade aktörer och garanterar att kundvärde tillförs.

Agenda
En agenda är inte bara ett schema, den är ett redskap för att skapa dynamik och få rätt saker att hända i anslutning till konferensen. Agendan ska baseras på den analys som görs i samband med upprättandet av en concept note. Normalt ska agendan ha tre akter: introduktion av "konflikt" - av det problem som behöver lösas - sökandet efter lösningar samt sammanfattning/avslutning.
I konferensstandarden talar vi om den dramatiska bågen, intensifieringen av "konflikten" till dess att problemet finner en lösning. Ett råd är att formulera inspirerande och kanske lätt kontroversiella rubriker för att betona denna stegring.

Första akten motsvaras av introduktionen och berättelse i klassiskt retoriskt tal och ska etablera ethos, i det här fallet en gemensam värdegrund. Här ska alla bli medvetna om betydelsen av konferensens tema. Läget ska beskrivas så intresseväckande som möjligt, med berättelser och kontrasterande perspektiv. Välkomsttalet på en konferens är en viktig del i denna första akten.
Andra akten motsvaras av argumentationen i ett klassiskt retoriskt tal, och bygger på därför huvudsakligen på logos, sakargument och fakta. Här ska spänningen stegras, genom att ställa motsatta synpunkter mot varandra, blanda korta tal med grupparbeten och diskussioner, debatter och paneldiskussioner med större presentationer. Människor behöver röra på sig, ta pauser, träffa varandra informellt, fika, allt detta ska också reflekteras av agendan.
Det viktigaste är att se till att människor blir kvar i konferensrummet genom att varje ny punkt ska vara ännu mer spännande än den föregående.
Tredje akten motsvaras av avslutningen i ett klassiskt retoriskt tal, och ska därför tala till känslorna, pathos. Här sammanfattas konferensen, och det är viktigt att konferensen slutar med bravur, med känslor som skapar handling efter att konferensen är slut.
Man kan även låta en deltagare berätta inspirerande om vad konferensen betytt för honom eller henne. Deltagarna ska lämna konferensen med en känsla av att ha varit med om något viktigt, och att själva aktivt ha bidragit till detta.

Inbjudna talare
Punkten inbjudna talare handlar om att identifiera, bjuda in och förbereda talare.
För att identifiera nyckeltalare analyserar man gärna redan i concept note vilka talare som bäst kan bidra till en dynamisk och intressant konferens. Här gäller det att beakta att ingen enskild talare gör en konferens, utan det är en blandning av olika perspektiv och personligheter som gör konferensen spännande. Blanda idéer, etnicitet, ålder, nationalitet, kön, professionell bakgrund (praktiker, akademiker, politiker med mera). Använd gärna talare som är beredda att vara lite kontroversiella, och som vågar bli kritiserade.

Allmänna råd är att försöka hålla ett förmöte med talare, antingen per telefon eller genom ett möte under själva konferensen.

• Testa tekniken tillsammans med talaren före presentationen.
• Se till att talaren har all information, exempelvis om ändringar i sista minuten.
• Informera talaren om att någon kommer hålla koll på tiden och hjälpa talaren med tidshållande.
• Se till att talaren får positiv återkoppling, och citera talarna i sammanfattningen och glöm inte att skicka tack mail efter konferensen.

Att hålla tiden är ofta ett stort bekymmer för många talare, men ju bättre medarbetarna blir på att coacha talare/varandra, bland annat med analysen i en concept note, desto mindre är detta ett bekymmer. Medarbetarna kan förbereda talarna mycket bättre genom att utgå från en concept note och de kan också vara tydligare med vad som gäller.
Är en talare väl förberedd så räcker det med subtila markeringar från ordföranden för att få talarna att avsluta sina presentationer i tid.

Förmöten
Det finns, som vi tidigare nämnt, en utmärkt allmän struktur för samtal som är perfekt att använda vid olika typer av förmöten:

Introduktion - hälsningsfraser, småprat, lära känna varandra.
Klargörande - av syfte med mötet, tidsramar, förväntningar, eventuella utmaningar. Här är det bra att klargöra förväntningar på talaren i form av:

• hur många Powerpoint bilder som är acceptabelt (högst 5 - 10 bilder för en 15 minuters presentation)
• hur bilderna bör utformas vad gäller fontstorlek och läsbarhet
• presentationens fokus, så att det stämmer med konferensens och agendapunktens syfte
• manusstop.

Åtgärder - en lista på vad som ska göras.
Planering - tidsplan med beslut om vem som ska göra vad vid vilken tidpunkt.
Överenskommelse - tydligt beslut om åtgärderna.
Sammanfattning och avslutning.

Talskrivande
De tal vi syftar på här är de som skrivs av medarbetarna för en kollega eller chef. De kan vara i form av talepunkter, eller som fullständiga manus.
Talarmanus ska underhålla, informera och beröra. De ska tydliggöra talarens karaktär och ståndpunkter, ge en ny kunskap och väcka känslor.

Kaizen

Kaizen är en japansk leanterm och betyder ständiga förbättringar men används också för värdeflödesanalys.
Att se hela mötet som ett flöde av processer gör att du kan eliminera punkter som ej tillför värde till kunden, dvs utesluta resurskrävande processer.
Det skapar ett mervärde för kunden och mötet blir mer effektivt.
Att använda ovanstående mall och förberedda mötet väl så får du ett effektivt möte.

Som jag skrev i början så är det mycket som krävs för att lyckas med ett bra möte, det krävs en bra talare, ett väl förberett möte och syfte, genomtänkta tal och mål.
Ska du också införa lean i mötet så krävs kunskaper om lean.

Denna mall kan i början kännas väldigt svår förståelig om man inte har rätta kunskaperna, och jag råder er läsa igenom boken för att dels förstå lean men även retorik och hur man inför lean i ett möte.
Men oavsett så kan denna mall vara ett stöd inför hur ni i framtiden planerar era framträdanden, era möten och konferenser.
Grundtanken är att göra mötet effektivt och intressant med fokus på kunden, dvs mötesdeltagarna.
Det sparar både du och dom tid på.

Ord som kan vara bra att veta

Concept note - En term för grundanalys i en standard konferens mall.
Ethos - Retorisk term som betyder karaktär.
Logos - Retorisk term som betyder Logik.
Pathos - Retorisk term som betyder Passion.
Aktiv kommunikation - Kommunikation via handling.
Verbal kommunikation - Kommunikation via ord.
Visuell kommunikation - Kommunikation som förmedlas via vår syn.
Lean - Med respekt för människan skapar vi värde för kunderna, genom att ständigt reflektera och förbättra flöden.
Hansei - Oförtröttligt reflekterande.
Heijunka - Utjämning.
Jidoka - Stoppa processer för att bygga in kvalitet.
Kaizen - Ständiga förbättringar eller värdeflödesanalys.
Muda - Slöseri.
Mura - Ojämnhet.
Muri - Överbelastning.

 

Med ett väl förberett möte efter denna mall så kan detta undvikas och istället bli ett effektivt och idé skapande möte, precis som det var tänkt från början.

Genomförande - Del 5 2:2

Vi fortsätter nu med andra delen i hur man genomför ett projektarbete.
Första delen hittar du här Genomförande del - 5 1:2.

Övriga möten

Styrgruppsmöten
Att planera in styrgruppsmötena för terminen, året eller kanske rent utav hela projekttiden är viktigt, då kan alla avsätta tid för detta och vet när mötena kommer ske.
Styrgruppens huvuduppgift är att på ett övergripande plan följa projektets utveckling och stämma av att projektplanen följs. Vid avvikelser besluta om åtgärder, t ex justera tidsramar, tillföra mer resurser, avgränsa tydligare eller ändra metod och inriktning, allt efter samråd med beställaren.

Styrgruppens viktigaste funktion är att

• i förhållande till beställaren vara en garant för att allt löper enligt fastställd planering
• följa upp i relation till projektplanen
• ta ställning i olika handlingsvägar vid en avvikelse från planen
• vara ett stöd för projektledaren i beslutsprocesserna.

Det är styrgruppens ordförande som leder mötena och ansvarar för innehåll och kallelse.
I vanliga fall så är det oftast projektledaren som ansvarar för att ta fram förslag till dagordningen och kallelsen. Projektledarens uppgift vid mötet är att vara föredragande och har ansvar för att styrgruppen får det underlag som behövs för att kunna följa upp projektet på ett adekvat sätt och eventuellt fatta nya beslut.
Var noga med att inte fatta beslut som hör hemma i linjeorganisationen.

Styrgruppens möten kan ha följande innehåll:

• Rapport om projektets utveckling kopplat till projektplanen - tid, resurser samt aktiviteter och resultat av dessa.
• Eventuella avvikelser - behöver åtgärder vidtas och i så fall vilka?
• Problem eller svårigheter som dykt upp - krävs beslut och åtgärder från styrgruppen? Här kan det vara bra att ha , eller tillsammans med styrgruppen göra, en riskanalys som underlag.
• Andra frågor av större vikt som påverkar projektet.

Det är ofta vanligt att träffarna med styrgruppen intensifieras mot slutet av projektet, då tas också frågor som avslutning, utvärdering och överlämnande upp.

Informationsmöten
För ett fungerande och ett accepterande projekt behöver information nå ut till olika intressenter.
Detta kan ske via informationsmöten.
Ni bör ha återkommande kontakt med intressenter som har stor påverkan på projektets utfall eller ska hantera resultatet, och ni bör även kommunicera med dem om hur projektet framskrider.
Intressenter som inte har lika stort inflytande eller som inte i någon större grad påverkas av projektet eller dess resultat kan få en mer sparsam information, det kan t ex enbart vara skriftlig.
Det gäller att informera klart och tydligt till de som behöver informationen mest.

Informationsmötena omfattar ibland en stor grupp och kommunikationen blir lätt enkelriktad, dvs projektledaren och/eller andra från projektet informerar om projektet och dess arbete.
Det kan vara svårt att få igång livfulla och konstruktiva samtal då. Dela gärna upp gruppen i mindre grupper där viktiga frågeställningar kan belysas, och fånga sedan upp resultatet av dessa samtal i den stora gruppen.

För att informationsmötena ska bli bra krävs noggranna förberedelser.

• Klargör vad som är syftet med mötet. Det kan vara att informera intressenterna om tanken med projektet, om resultatet eller om hur projektet utvecklats hittills. Syftet kan också vara att få en återkoppling från intressenterna. Hur ser de på projektet? Vill de vara mer involverade i det eller ha mer information om något? Har de synpunkter och erfarenheter som kan vara värdefulla för projektledaren och projektgruppen?
• Strukturera mötet och informationen så att det tydligt framgår vad som är syftet och vad ni vill förmedla. Utgå också ifrån intressenternas behov av information och kommunikation - Hur ser det ut?
• Förbered och ta fram material om sådant som ska användas eller lämnas ut.
• Boka en lämplig lokal och se till att hjälpmedel finns.
• Försök skapa en atmosfär som inbjuder till samtal, om ni vill ha samtal.
• Skicka inbjudan i god tid.
• Avsluta gärna med någon punkt som inbjuder till fortsatt kontakt: tala om var man kan nå er och tala också om när nästa mötestillfälle blir.

Referensgruppsmöten
Det finns två olika skäl att ha en referensgrupp, antingen för att knyta expertkunskaper till projektet eller för att inhämta synpunkter och förankra projektet. När syftet är det sistnämnda är det ofta företrädare för någon intressentgrupp som deltar i referensgruppen.
Referensgrupper är enbart rådgivande och fattar inga beslut.
Mötena handlar i stor utsträckning om kunskapsutbyte. Projektledaren lämnar information om projektet och deltagarna i referensgruppen delger kunskap de har och lämnar synpunkter.
Syftet är att bidra till projektet.

Vanligtvis träffas referensgrupper återkommande, dock kan intensiteten variera. Det är projektledaren eller någon annan i projektgruppen som håller i mötena. Att hålla i mötet innebär att sammankalla, planera, genomföra och sammanfatta, t ex genom anteckningar. I detaljplaneringen kan ni boka in när och var referensgruppsmötena ska vara. Ibland kan telefonsammanträden eller gruppmöten via nätet vara ett bra komplement för att kunna nå personer som inte finns på plats.

Styrning av projektet

Att styra ett projekt handlar i huvudsak om planering och uppföljning.
Planeringen beskrivs i projektplanen och den därpå följande detaljplaneringen.

En projektledare som vill slutföra projektet i tid, inom givna ekonomiska ramar och med förväntat resultat, måste kunna mäta tillståndet. Variabler som är viktiga att följa är tid, kostnad, omfattning och kvalitet. Beställaren anger vilken variabel som är viktigast. Ska ni ta fram ett resultat till ett visst datum till varje pris? Eller är det viktigare att ni håller budgeten?

Projektmötena är en viktig del i styrningen. Det är här tids och aktivitetsplanen följs upp. Problem som innebär avvikelser från planen redovisas till styrgruppen tillsammans med förslag på åtgärder.

Projektledaren har huvudansvaret att styrning funkar och att målet nås inom utsatta ramar. Han måste även kunna förmedla detta till sina medarbetare så att alla drar åt samma håll.

Styrgruppen beslutar om eventuella förändringar i innehåll och inriktning, med stöd av det underlag för beslut som projektgruppen arbetat fram. Tidigare ställningstaganden omprövas på grundval av nya fakta. Är det avvikelser som kräver stora förändringar bör styrgruppen överlämna frågan till beställaren.
Och än en gång projektledaren har huvudansvaret för planeringen, styrningen och uppföljningen.

Delrapport och slutrapport

Dokumentation är viktig för att kunna följa upp resultat och erfarenheter under projektets gång och det har stor betydelse hur rapportering och dokumentation går till.
Kraven på rapportering kan se olika ut, beroende på projektets storlek och karaktär.
Protokoll från möten och en slutrapport är självklara. Projekt som löper över flera år har delrapporter som underlag för sin slutrapport. Den kontinuerliga dokumentationen bidrar till att tydliggöra vad som händer i projektet.

Delrapporter
I större och längre projekt görs ofta delrapporter under projekts gång. De utgör underlag för den slutliga dokumentationen och utvärderingen. I delrapporten kan det ingå en riskanalys eller avvikelserapport med konsekvensbeskrivning, som visar om något tillkommit som ändrar förutsättningarna. I delrapporten framgår hur resursförbrukning, budget och tidsplan med mera håller i förhållande till den ursprungliga projektplanen. Den underlättar för styrgruppen att följa projektet och är ett stöd för att förebygga problem i tid.

Slutrapport
Slutrapporten lämnas till beställaren och styrgruppen. Den kommer sannolikt också att läsas av personer med olika relation till och intresse av projektet. Tänk på det när du skriver rapporten.

Rapporten ska innehålla uppnådda resultat och en bild av måluppfyllelsen. Om målet inte nåtts, så beskriv varför.

Det är viktigt att det framgår hur avsatta resurser använts. Den kan även innehålla projektledarens och projektmedarbetarnas erfarenheter, som kan ha betydelse för organisationen i övrigt eller för framtida projekt. I rapporten lämnas förslag på åtgärder av olika slag, med utgångspunkt från erfarenheterna.

Börja gärna rapporten med en sammanfattning. Den ger en snabb inblick i vad projektet handlat om och resulterat i.

Här får du några allmänna råd för rapportskrivning:

1. Sammanfattningen är första delen i rapporten och innehåller en kort beskrivning av uppgiften, dess mål och syfte samt vilka resultat som har uppnåtts.
   Fokusera på resultatet och gör inga långa utläggningar om metoder och arbetsätt. Sammanfattningen kan avslutas med förslag på åtgärder och förbättringar som behöver göras, som en följd av projektresultaten.
2. Bakgrunden innehåller en beskrivning av varför projektet kommit till.
3. Arbetsätt och metoder. Här ges en beskrivning av projektets arbetsätt, metoder och organisation.
4. Resultat - beskriver vilka resultat projektet har uppnått, kopplat till mål och syfte. Eventuella avvikelser från målet beskrivs, samt orsak till och effekter av dem. Det är bra om det finns ett avsnitt om hur resultaten kan användas och spridas i organisationen. Ange också vem som tar ansvar för resultatet.
5. Utvärdering av projektgruppens arbete anger hur det har gått att följa projektplanen, hur tids och aktivitetsplan har hållit, om projektbudgeten har följts, samt vilka risker och oförutsedda händelser som eventuellt påverkat projektet.
6. Erfarenheter från projektarbetet. Här redovisas de erfarenheter som gjorts och som organisationen kan ha nytta av. Projektledarens och projektgruppens kommentarer och reflektioner kan vara värdefulla. Samarbete inom projektet och med utomstående kontakter kan belysas. Har ni upptäckt viktiga frågeställningar som inte ingått i ert uppdrag kan de lyftas fram här. Det kan också finnas en del lärdomar i projektarbetet som inte går att förutse eller koppla till projektets mål och syfte, men som är värdefulla för organisationen att få ta del av.
7. Förslag till åtgärder. Rapporten avslutas med ett åtgärdsförslag som är mer detaljerat än det som finns i sammanfattningen. Här framgår tydligt vad som behöver åtgärdas som en följd av projektet. Det ska också framgå när, hur och av vem projektet ska utvärderas.
8. Det är bra att ha med bilagor som ökar förståelsen för projektet. Det kan t ex vara projektplanen, en bild av projektorganisationen, enkät och intervjufrågor, kartläggningsresultat, litteraturlista eller PM.

Överlämnande

Det finns som sagt alltid en mottagare av ett projekt, dvs den som ska använda sig av resultatet.
Ska resultatet få genomslag krävs att mottagaren är införstådd med att ett överlämnande ska ske, när och hur det ska ske samt vad som ska göras med resultatet, vad som krävs för att hantera det på rätt sätt.

Det är viktigt att ha kontinuerlig kontakt och samverkan med mottagaren under hela projekts gång. Om man inte har mottagaren "med sig" finns det stor risk att resultatet inte kommer till användning eller inte får de effekter som var avsedda från början.
Då finns risken att projektet betraktas som misslyckat.

Beställaren ska godkänna projektets resultat i relation till syfte och mål i projektplanen och pröva hur resultatet kan användas av mottagaren.
Ibland medför överlämnandet kostnader för mottagaren. Det kan t ex behövas utbildning eller ny teknik för att mottagaren ska kunna ta hand om resultatet.

Många projekt är av problemlösande karaktär, där förslag till förändringar ska presenteras. Då krävs att någon instans i linjeorganisationen beslutar om förändringen innan resultatet överlämnas.
Ofta är det linjeorganisationen som ska ta hand om resultatet och införa det i organisationen. Det är inte ovanligt att det finns motstånd mot att införa "det nya". Särskilt om man upplever att man inte haft något inflytande i frågan under projektets gång.
Överlämnandet och införandet förbereds noggrant för att undvika onödiga problem. Arbeta under hela projektets gång med mottagaren på ett sätt som underlättar och möjliggör ett överlämnande.
Räkna med att överlämnandet får ta tid, så att mottagaren kan se nyttan med de förslag som projektet resulterar i.

Redan i början av projektet kan ni klargöra vem som ansvarar för genomförandet eller införandet. Några vanliga alternativ är

• en del av linjeorganisationen
• en helt ny organisation byggs upp
• projektet fortsätter med nya direktiv och resurser.

Vilken variant som väljs beror på projektets karaktär. Ibland kan en kombination av dessa tre varianter vara lösningen.

Sammanfattning

Det är viktigt att förstå sambanden mellan alla delar i ett projekt och hur det hänger ihop.
Från första början i de första faserna av projektet dvs ide/utforsknings fasen där direktiven tas fram till projektplan och genomförandet till överlämnandet.

Projektgruppens/projektledarens första viktiga uppgift är att göra en detaljplanering. Den utgår från projektplanen som i sin tur utgår från direktivet.

• I detaljplaneringen beskrivs vilka aktiviteter som ska genomföras, när de ska genomföras och vem som ansvar för dem. Det resulterar i en tids och aktivitetsplan.
• Milstolpeplanen delar in det övergripande målet i delmål.
• För varje deltagare görs en personlig plan med detaljplanen som utgångspunkt.
• I detaljplaneringen görs också en kommunikationsplan.
• Återkommande rutiner som t ex kallelser och protokoll bör struktureras.
• Projektgruppens möten kallas projektmöten. Där planerar och beslutar gruppen vad som ska göras samt följer upp att det blir gjort. En tydlig struktur och fokus på vad som är relevant underlättar projektmötena.
• Projektmötena ska protokollföras. Protokollen och övrig dokumentation ska finnas tillgänglig för projektdeltagarna.
• Styrgruppen har återkommande möten under projektet. Den ska följa utvecklingen på ett övergripande plan och stämma av att projektplanen följs.
• Olika typer av informationsmöten förekommer, framför allt med intressenter.
• Referensgruppen/erna har också återkommande träffar men har enbart rådgivande funktion. Mötena handlar om kunskaps och erfarenhetsutbyte, informationsöverföring och förankringsarbete.
• Projektledaren är ansvarig för styrningen. Det innebär att planera, samordna och följa upp projektet så att uppsatta mål nås inom ramen för de resurser och den tid som står till förfogande. Projektmötena är en viktig del av styrningen.
• En slutrapport skrivs i alla projekt. Den lämnas till beställaren och styrgruppen och redovisar de resultat som uppnåtts, kopplade till projektets mål och de resurser som använts.
• I större projekt kan delrapporter göras. De lämnas till styrgruppen och visar vad som hänt i projektet och hur projektplanen följs.
• Överlämnandet kan vara en känslig fas, som planeras och förbereds väl. Det görs till mottagaren och sker i slutet av projektet.

Det är viktigt att skapa en gemensam plattform i början av projektet, då ökar möjligheterna för ett effektivt arbete inom projektet. Det minskar även risken för motsättningar och istället ökar förståelsen för och bilden av projektet.
Viktigt är också att alla har rollerna klara för sig, vem gör vad och vem ansvarar för vad?
En grundlig detaljplanering och genomarbetade rutiner är a och o likaså att projektledaren vet vad han gör och kan fördmedla det till projektmedarbetarna.
Ett grundligt arbete i tidigt skede underlättar projektets gång och säkrar kvalitet.

Som ni kan se så är det många möten i ett projekt, tro dock inte att ett projekt enbart är möten, det finns många praktiska och teoretiska uppgifter också.
Men det är just vid mötena som man säkerställer och driver projektet framåt.
Därför vill jag råda er som leder eller är med i ett projekt att vara medvetna om hur ett möte genomförs, dvs de grundläggande kunskaperna.
Det finns mycket information att hämta både på nätet samt i litteratur/fakta böcker.
Vill också tipsa om hur man kan införa Lean i möten, hur man effektivt genomför möten efter kundens behov.
Läs gärna denna bok lean med hjarta och kreativitet - om autentiskt ledarskap och kommunikation.
En riktigt bra bok som både beskriver lean och hur man kommunicerar och leder på ett effektivt sätt.
För möten är tidskrävande och tid är en resurs, därför är det viktigt med väl genomförda och väl förbereda möten, efter kundens (mötesdeltagarna) behov.
Där kan lean vara ett bra verktyg.

I nästa del kommer vi gå in på avslut och utvärdering av projekt.

7 Lovely Logics

 

Kontentan av detta är att ingen mer än du själv är ansvarig över ditt liv, och du har inget ansvar över andras liv.
Du är precis som du är, och låt andra vara som dom är.
Vi är alla människor med olika åsikter, värderingar, men vi är alla lika värda!
Se positivt på dig själv och positivt på dem du möter.

Genomförande - Del 5 1:2

Nu har vi kommit till del 5 av projektarbetet, dvs själva genomförandet.
Då detta är ett ganska stort område att gå igenom så delas detta upp i två delar!

Att arbete i projekt innebär att delta i många möten, det är mötena som driver projektet framåt.
Självklart finns en del praktiska eller teoretiska aspekter också, men allt utgår ändå från själva mötet mellan medarbetarna och diverese andra intressenter.

Så fort beställaren gett klartecken för start är det dags att dra igång projektet och projektgruppen utses. Planeringsmötet kommer bli det första viktiga som gruppen ska genomgå, här ska även en detaljplanering av projektet göras.
Under denna första tid är det viktigt att gruppen utvecklas till en effektiv och sammansvetsad grupp.

Planeringsmöte

Planeringsmötet har två viktiga syften,

• skapa en gemensam plattform för det fortsatta arbetet
• lägga grunden för ett effektivt lagarbete.

Planeringsmötet bör resultera i att

• projektgruppen får en gemensam förståelse för och bild av frågeställningen eller problemet, syftet och målet
• projektgruppen kommer överens om en gemensam detaljplan, som har sin utgångspunkt i den övergripande projektplanen
• projektmedlemmarna lär känna varandra
• en gruppkänsla skapas.

I den gemensamma plattformen ingår att

• förstå de olika rollerna i projektorganisationen och samspelet mellan dem
• vara överens om vissa grundläggande spelregler
• vara klar över vilka intressenterna är
• vara klar över hur riskerna ser ut.

Finns det problem, risk och intressentanalys så gås dessa igenom också.
Om analyserna och/eller projektplanen behöver kompletteras eller justeras så gör ni ju självklart det.
(Kom ihåg en bra grund är nyckeln till framgång i projektet)

Det är i allas intresse att även diskutera igenom de olika rollerna, så att alla är klara med vad var och en ska göra, att man förstår och respekterar varandra.
En person kan ha många olika roller, i ett mindre projekt kan beställare och uppdragsgivare vara samma person och denna kan även ha styrgruppens funktioner.
Projektledaren kan vara ensam och utför då samtliga arbetsuppgifter.
Här är bara två personer direkt inblandad i projektet, men det kan vara betydligt fler roller.
Det gäller att alla vet och har klart vilka roller som finns och vilka som har dom.

I den gemensamma plattformen ingår också att komma överens om vilka spelregler som gäller för projektet och medarbetarna. Exempel på regler kan vara att

• jobba med fokus på resultatet
• bidra efter bästa förmåga
• visa varandra respekt och omtanke
• lyssna på varandra
• hjälpa varandra att gemensamt uppnå målet

En enkel gruppkontakt med några gemensamma överenskommelser kan vara till stor hjälp för gruppens utveckling. Det kan vara en trygghet och styrka längre fram. Är ni alla överens om vad som gäller blir det vägledande i ert arbete.

En punkt om återkoppling kan vara bra att ha med också. Det är viktigt att ni kan ge varandra konstruktiv återkoppling i projektet. Den ger er möjligheter till att utveckla en dialog och att påverka varandras beteenden.
Vi kan ge återkoppling i syfte att få någon att ändra sitt beteende så det gagnar övriga och projektet, vi kan även ge bekräftande återkoppling när vi vill förstärka ett positivt beteende.
All återkoppling ska ges med inställningen att vilja den andre väl och med utgångspunkt att människor i allmänhet alltid gör sitt bästa.
Syftet är att spegla ett beteende och behålla relationen.
Den största fördelen med respektfull och konstruktiv återkoppling är att den ger en trygghet i samspelet.

Detaljplanering

Som utgångspunkt för detaljplaneringen måste projektgruppen (projektledaren i mindre projekt) klargöra vad projektet ska åstadkomma, dvs förväntade resultat och effekter.
Gör en realistisk bedömning av tidsplan och granska budgeten kritiskt.
Finns möjligheter att genomföra projektet med givna tidsramar och med de medel som avsatts?

För större projekt så bryts de övergripande målen ner till delmål i detaljplaneringen.
Vad ska vara gjort vid en viss tidpunkt? Detta kan exempelvis göras med en milstolpeplan.
Diskutera sedan lämpliga metoder och aktiviteter som krävs för att nå delmålen och gör en tidsbedömning. I nästa steg så avgör ni vem som ska göra/ha ansvar för vad? återkoppla till de olika delmålen och aktiviteterna. Det resulterar till en tids och  aktivitetsplan.

Viktigt är också att ni planerar för de kvalitetspåverkande aktiviteter som finns angivna i projektplanen. Organisera därefter arbetet så att ni håller och når "rätt kvalitet"
Har ni erfarenhet av lean arbetsätt så kan det med fördel implementeras i ett projektarbete.

Klargör roller och ansvar inom projektorganisationen och i arbetsgruppen. Vem har ansvar för vad? Vilken tid har olika projektdeltagarna till sitt förfogande? Är den i olika faser? Om ni vill kan ni tydliggöra detta genom att göra personliga planer för varje projektmedarbetare.
Den personligaplanen utgår från den eventuella milstolpeplanen och tids och aktivitetsplanen.

I detaljplaneringen planerar ni projektgruppsmöten, styrgruppsmöten och olika informationstillfällen.
Planera även för möten med referensgrupper och delprojekt om sådana finns.
Detaljplaneringen bör också innehålla en kommunikationsplan, vilket kan vara bra även i mindre projekt. Att skapa rutiner för sådant som är återkommande är en del i detaljplaneringen.

Ni gemensamt bestämmer vad som ska följas upp, när det ska göras, av vem samt hur och till vem det ska rapporteras.
Diskutera gärna igenom utvärderingen, oavsett om det är ni eller någon annan som ska göra den.
På vilket sätt kan ni redan nu förbereda er för den?

Milstolpeplan
Det kan vara bra att bryta ner det övergripande målet i olika delmål. Det ger överblick och hjälp att styra mot resultatet.
I milstolpeplanen ser man inbördes beroenden mellan olika aktiviteter och det gör det enklare att prioritera hur vägen mot det övergripande målet ska se ut.
Ansvar och befogenheter är lättare att fördela när man delar upp projektet i delmål.

I riskanalysen tar ni fram handlingsalternativ för att hantera riskerna i projektet. Dessa handlingsalternativ kan leda till nya milstolpar/delmål som ger er vägledning till hur ni kan undvika risken. Det är en del av styrningen i projektet.

Målet med milstolpeplanering är att

• styra mot resultat
• ge överblick
• vara enkel att förstå
• medge delaktighet och ansvar

När du planerar i milstolpar gör du så här.

1. Utgå från att definiera målet som du har i projektplanen. Vad är ett bra resultat? Försök formulera det i enkelt språk, som ett resultat.
2. Inventera sedan alla viktigare delmål, eller steg på vägen, och skriv upp vart och ett på en lapp. Även delmålen formuleras som om det vore klart, dvs som ett resultat som helst är mätbart.
3. Ordna och sortera delmålen (lapparna) så att de bildar ett flöde. En del processer kan vara parallella.
4. Fundera över tider och samband, och sätt ut "Vem gör vad?" och "När är det klart?"
5. Stäm av språket och förtydliga vid behov. Om du formulerat milstolparna bra så ska du nu ha en enkel bild och ett förlopp där varje steg leder mot målet.

Milstolparna är ett effektivt sätt för projektledaren att styra projektet och att skapa förståelse för helheten. Det är projektledaren som i samverkan med sina medarbetare definierar och fastslår milstolparna. De fungerar som en form av delegering i projektet, vilken kan motivera medarbetarna att ta sitt ansvar och nå sina uppsatta delmål.

Ha dock inte för många milstolpar då risken att överblicken förloras och fokus från projektets slutmål går förlorat. Men ha heller inte för få milstolpar då det blir svårare att göra en realistisk tidsplan.
Milstolpar ska ses som ett viktigt beslutssteg, som ett verktyg för projektet.
Använd gärna GANTT-schemat.

Tids och aktivitetsplan
Ett viktigt verktyg i styrningen av projektet är tids och aktivitetsplanen.
I den ska anges

• vilka aktiviteter som behöver göras för att målet ska nås
• när de ska göras
• vem som ansvarar för att de blir gjorda.

Det är viktigt att alla är överens om vad aktiviteterna innebär i fråga om svårighetsgrad och tidsåtgång. Tids och aktivitetsplanen ska följas upp på projektgruppsmötena. I större projekt kan det vara bra att dessutom göra individuella planer i form av personlig plan.

I mindre projekt räcker det oftast med en enkel form av tids och aktivitetsplan, t ex ett GANTT-schema. I det större projektet behöver man kanske först göra en milstolpeplan och därefter göra en tids och aktivitetsplan (GANTT-schema) kopplad till respektive delmål/milstolpe.
GANTT-schemat ger en bra överblick över vad som ska göras, när det ska göras och av vem.
Det går att använda i både små och stora projekt.

 

Kommunikationsplan
Det finns oftast många intressenter som på ett eller annat sätt berörs av projektets arbete och resultat.
Dem behöver ni kommunicera med på olika sätt under projekttiden. Det ger förankring av projektet och ger ömsesidig förståelse för hur omvärlden reagerar på projektet och dess utveckling.
Intressenterna kan visa sympati för projektet, men de kan även visa motstånd. Det påverkar naturligtvis hur ni kommunicerar i olika skeden, både till innehåll, form, omfattning och kontinuitet.
Ni behöver även definiera vilka kanaler ni ska använda för projektets kommunikation.
Om man redan i projektplanen har beskrivit ramarna för samspel mellan projektet och omvärlden är sannolikheten stor för att parterna har rätt förväntningar på varandras insatser.
Det är ett sätt att kvalitetsäkra projektet.

Intresseanalysen utgör en bra grund för att göra en kommunikationsplan.
Här beskrivs vem ni ska kommunicera med, vad som ska kommuniceras, när  och hur kommunikationen ska ske och vem som är ansvarig för kommunikationen.
Det är viktigt att vara klar över syftet med kommunikationen och anpassa den efter det och efter mottagarens behov, funktion och uppgift.



Personligplan
När gruppens tids och aktivitetsplan är klar gör varje projektmedlem en personlig plan, t ex genom ett personligt GANTT-schema. Det ger en bra bild av vad som förväntas av vara och en, och projektledaren kan lättare följa upp projektmedarbetarnas personliga åtaganden.

Rutiner
Det är viktigt att inledningsvis bygga upp rutiner för olika saker i projektet, bla rutiner för

• kallelser och protokoll i samband med projekt, styrgrupps och referensmöten
• insamling av information/uppföljning. Vad ska följas upp kontinuerligt, hur ska rutinerna se ut för det, vem samlar in informationen och var kan man hitta den?
• rapportering vid projekt och stygruppsmöten. Hur ska insamlad information rapporteras?
• kommunikation med beställaren, intressenterna, mottagarna och referensgrupperna
• kommunikation med delprojekten.

Utöver detta kan det finnas behov av rutiner som är specifika för just ert projekt. Utarbeta rutinerna tillsammans i projektgruppen och dokumentera dem så att de finns tillgängliga för samtliga projektmedarbetare.

Projektmöten

Projektmöten, dvs projektgruppens möten och är bara aktuellt för de projekt som har en projektgrupp.
Det är på projektmötena man styr projektet. Här bokar man in årets projektmöten, planerar vad som ska göras och följer upp att saker blir gjorda enligt beslut och överenskommelser.

Hur ofta gruppen ska ses beror på projektets karaktär och vilken fas eller situation ni befinner er i.
Syftet med projektmötena är att planera vad som ska göras och följa upp arbetet för att kunna vidta åtgärder på ett tidigt stadium om planeringen inte håller eller om andra faktorer påverkar projektets genomförande.

Ett möte har ofta flera olika funktioner. Det kan bla vara att deltagarna ska

• ge och få information
• utveckla idéer och lösa problem
• ta ställning, komma överens och fatta beslut.

I de flesta möten så finns alla dessa funktioner med och de förutsätter olika tekniker och ledarskap.
När man fattar beslut så krävs kunskap, analytiskförmåga samt ett logiskt tänkande.
Att klimatet främjar en konstruktiv dialog och diskussion är en självklarhet.
För att lyckas med problemlösning och idéutveckling krävs kreativitet, det gäller att ta tillvara på alla tankar och associationer som dyker upp och inte utvärdera dem i ett första skede.
Att ge och få information kräver tydlighet och struktur samt en förmåga att lyssna och ta till sig.

I vanliga fall så tas inte beslut av projektgruppen gemensamt, när det kommer till styrning av projektet. Den som har mandat att, vid sidan av styrgruppen och beställaren, fatta beslut är projektledaren.
Däremot kan det vara bra att och man bör diskutera igenom underlaget som finns för själva beslutsfattandet med hela gruppen, här kan då varje medarbetare bidra med information, analys och synpunkter. Vissa beslut som t ex rör spelregler och rutiner kan hela gruppen gemensamt besluta om.
Sammanfatta och stäm av med varandra så att alla är överens om vad som gäller.

Om tids och aktivitetsplanen eller budgeten inte följs är det projektledarens uppgift att reda ut det samt ta reda på orsakerna. Vilka problem har dykt upp? Ska vi omfördela arbetsuppgifterna inom gruppen? Behöver vi gå till styrgruppen för att begära mer eller andra resurser? Hur påverkas projektets framtid?

Projektledaren ska innan mötet avslutas se till att alla vet vad de personligen åtagit sig att göra till nästa gång i enlighet med tids och aktivitetsplanen.

Effektiva möten
Det händer att projektmötena ses som en social mötesplats där man kan ventilera tankar och idéer om allt mellan himmel och jord. Det är naturligtvis viktigt att skapa och underhålla goda relationer i en projektgrupp, men det behöver inte ske enbart under projektmötena utan hellre ses och vara en självklarhet under hela projektarbetet.
Effektiva möten spar mycket tid och tid är en resurs. Bestäm gemensamt spelregler för era möten så att de blir så effektiva som möjligt. Det kan t ex handla om

• en tydlig struktur
• förberedelser
• att komma i tid
• mobiler avstängda eller ljudlösa
• att aktivt och konstruktivt bidra
• flera korta möten istället för få och långa
• att ha fokus på de frågor som tas upp
• vem som leder möterna
• vem som skriver protokoll

Det mesta av detta kan tyckas vara en självklarhet, men det skadar aldrig att påpekas och tas upp.

Dokumentera projektmötet
Projektmötet bör eller ska dokumenteras i ett protokoll, som snabbt görs tillgängligt för medlemmarna och som utgör underlag vid nästa möte.
Tydliggör vem som ansvarar för protokollskrivningen, antingen ni väljer en som ansvarar för det alltid eller väljer att växla uppgiften mellan er.

Protokollet kan innehålla följande

• närvarande och icke närvarande
• tid och plats för mötet
• protokollförare
• dagordning
• genomgång av mötesanteckningar från föregående möte
• avstämning/avrapportering med projektplan, tids och aktivitetsplan och kommunikationsplan som grund
• rapporter från ev delprojekt och referensgrupper
• beslut och åtaganden från var och en
• frågor till styrgrupp eller referensgrupper
• tid och plats för nästa möte.

Intern samverkan
Det finns massor av bra digitala hjälpmedel och verktyg att tillgå, för att lättare kommunicera och sammarbeta i projekt. Utöver de verktyg som organisationen har internt så finns det kompletterande verktyg på internet. Det viktiga i arbetet med ett projekt är att identifiera vilka behov ni har för intern samt extern kommunikation och utifrån det besluta om vilka verktyg och plattformar ni vill använda er av.

För den som trivs med att skriva dagbok kan en personlig projektdagbok vara ett bra komplement till övrig dokumentation. Den kan innehålla personliga reflektioner över vad som händer under projektarbetet. Det är din personliga upplevelse som dokumenteras och den kan ha ett stort värde när projektgruppens arbete ska utvärderas och slutrapporten ska skrivas. Men den är framför allt ett stort värde för dig och dina framtida projektarbeten. Din erfarenhet och kunskap.