Projekt och att arbeta i projekt - Del 1

Inom de flesta företag så kommer du för eller senare i kontakt med projekt arbete, vare sig det är som aktivt eller inaktivt medverkande.
Med andra ord du kan vara med i själva projekt arbetet eller enbart bli berörd av resultatet på ett eller annat sätt.

Att arbeta i projekt är också ett väldigt bra sätt att jobba när man startar ett företag.
En stor fördel är att man får struktur och ordning både i startfasen och även under hela företagsetableringen.
Man har lättare att sätta upp klara mål, budget, riktlinjer och att få ett bättre effektivitet i arbetet.
I många fall så är de steg man måste ta för att starta ett företag väldigt likt stegen man använder i projekt arbetet så varför inte arbeta på detta sätt redan från första början.

Nu är ju det varken något krav eller ens en säkerhet att företaget blir bättre eller att starten går smidigare då det är många fler faktorer som spelar in.
Men de fördelar det kan ge samt den kunskap som säkerligen kommer behövas i senare skede gör att jag väljer att börja denna starta eget skola med just hur man arbetar i projekt.

Vad är projekt?

 

Ordet projekt kommer från latinets projicere som betyder utkast eller kasta fram.

En tanke leder till utveckling av en idé, man kastar fram något man vill pröva, för att utveckla och förbättra verksamheten.


Utveckling av verksamheten är positivt och ger energi, vilket gör projekt arbetet både roligt och intressant.

Man kan också jämföra det med ett pussel, man har en klar bild av resultatet men det är många bitar som måste falla på plats.
 

Projekt är en sorts arbetsform som skiljer sig från andra arbetsformer.

Det är tillfälligt och kräver en egen tillfällig ledning som avvecklas när projektet är klart.
Ett projekt är en sammanfattning av personer med olika spetskompetens inom de områden
som krävs för att klara den uppgift projektet har, för att nå målet.

Projekt har ett tydligt mål, ett specifikt syfte som ska uppnås.

När man arbetar i projekt så är det ett strukturerat sätt att gå från idé, handling till resultat.

Man kan säga att projekt är resultatorienterat arbetsform.

 

Faktorer som bör vara uppfyllda för att få kallas projekt. 

• utgår från en klart formulerad idé
• uppdraget är tydligt definierad och har ett klart mål/syfte
• har definierade resurser och egen budget
• har alltid en beställare och mottagare
• har en egen tillfällig organisation vid sidan av den ordinarie verksamheten
• är tidsbegränsat, en tydlig start och ett tydligt slut
• berör ofta flera intressenter och oftast hela verksamheten på ett eller annat sätt
• syftar i regel till utveckling eller förändring.

 

Projekt är att lösa en frågaställning eller ett problem med hjälp av idéer, visioner, kraftsamling och konkreta resultat. Man arbetar strukturerat, tydligt och effektivt.

Detta leder i slutändan till lösningen, utveckling eller förändring i verksamheten.

 

 

Både fördelar och nackdelar.

 

Att arbeta i projekt ger många fördelar om man arbetar på rätt sätt och tar till vara på den kunskap man lär sig under tiden.

Man kraftsamlar gemensamt för att lösa ett problem, ansvars- och uppgiftfördelningen är tydlig och man har en förenklad och smidig beslutsprocess.

Allt detta leder till ett effektivt arbete som i de flesta fall också leder till utveckling både för verksamheten och den personliga individen. 

 

Den största nackdelen kan vara att man "stör" det vanliga arbetet i organisationen.

Det kan vara allt från att man lånar resurser och kompetens till att det kan väckas avundsjuka bland medarbetarna. "Varför blev inte jag tillfrågad att vara delaktig".

Kan ej projektorganisationen och den ordinarie organisationen arbeta gemensamt så finns risk att det blir en "stat i staten".

Detta kan undvikas med grundlig förberedelse och god kontakt/informationsflöde mellan olika enheter, projektet måste vara förankrad i organisationen. Mer om detta i senare kapitel.

 

Varför startar man ett projekt? 

 

Anledningen att man startar ett projekt är oftast att det finns ett problem som måste lösas.

Ett identifierat problem eller otillfredsställt behov i organisationen, antingen förts fram och diskuterat av beslutande organ eller direkt från medarbetarna eller fackligt håll.

 

Det kan också ställas krav utifrån, nya lagar och förordningar, kunder eller leverantörer som ställer andra krav, nya tekniker eller konkurrenskraft, kort sagt kan krav komma från många olika håll.

 

Ett annat sätt att starta är att man får en idé, detta gäller ofta när man startar eget företag och väljer arbeta fram det som ett projekt men det kan också vara att någon i organisationen får en idé, något som kan förbättra och underlätta i verksamheten.

Denna typ av projekt bör kritiskt granskas noga då problemet och målet inte är direkt synligt.

Men har projektet ett värde för organisationens utveckling bör man pröva hållbarheten i idén.

 

I vissa fall startas tyvärr projekt för att undvika/dölja ett problem eller frågan.

Det kan vara att man vill undvika ta ställning i en fråga/problem som förts fram, man vill lägga locket på helt enkelt, men ändå visa att man gör något.

Det kan vara ett krav som måste göras men man vill fördröja och eventuellt hoppas att det lugnar ned sig efter ett tag eller i samband med försäljning, nedläggning eller konkurs.

Som tur är lyckas sällan dessa projekt och genomskådas ganska fort.

 

Ibland händer det att projekt havererar eller kanske inte ens skulle ha startats.

Orsakerna kan vara många, men i de flesta fall handlar det om bristen på kunskap om problemet men även om arbetssätet. Man kan ifrågasätta syftet och målet eller att det dyker upp oväntade saker som förhindrar och försvårar det fortsatta arbetet.

Det kan vara svårt och rentutav oundvikligt att förhindra detta men riskerna kan minimeras om rätt kunskap tillgås och ett grundligt arbeta utförs i de första faserna.

 

Projektets olika faser.

 





Ett projekt har många moment och för att underlätta arbetet och få struktur delar man in det i faser eller steg.

De vanligaste och grundläggande faserna är dessa fyra:

• Idé/utforskning
• Planering
• Genomförande
• Avslut och utvärdering 

 

Dessa fyra faser har sitt speciella fokus och ställer således olika krav på projektarbetet.
Tiden som läggs ned på varje fas är självklart olika beroende på typ av projekt.
Generellt så är det själva genomförandet som tar längst tid men man bör vara noga med att lägga god tid på faserna före också.
Det är viktigt att vara noggrann, det har man igen senare - genom hela projektet.
En grundlig utforskning och planering hjälper att undvika de vanligaste och mest allvarliga fällorna.

Vi kommer framöver gå igenom varje fas noggrannare så vi får en helbild av hur själva arbetet går tillväga.
Dessa grunder kommer vara till stor hjälp vid framtida projektarbeten och även vid företagsetableringar och förhoppningsvis också ge personlig utveckling.

Men innan vi börjar detta behöver vi gå igenom projektets organisation, vad är de olika rollerna och deras uppgifter i arbetet, hur ser organisationen ut?
Detta tar vi i del 2.