Avslut och utvärdering och de olika rollerna - Del 6

Vi har nu kommit till den sista delen gällande projektarbete.
Här går vi igenom avslut och utvärdering samt vilka är rollerna i ett projekt och dess betydelse.

Avslut och utvärdering markerar den sista fasen i ett projekt, projekt resultat och slutrapporter ska överlämnas och projektmedarbetarna/gruppen ska ta förväll och ta sig an nya projekt.

Ett bra avslut har en stor betydelse för projektledaren och projektmedarbetarna, det ger tid att gå reflektera och ta lärdom av projektet. Utvärderingen ska också visa om projektet nått de förväntade målen.

Avslut

När slutrapporten överlämnas så ska projektet avslutas. Projektledaren och projektgruppen förbereder och genomför avslutet tillsammans. De behöver ha sitt eget avslut, eftersom de skiljs åt för att återgå till sina ordinarie jobb eller till nya utmaningar.
Att bryta upp en grupp kan väcka känslor av både glädje och sorg.

Ett tydligt avslut är viktigt:

• Den enskilde projektmedarbetaren får då återkoppla på sitt eget arbete under projekttiden.
• Det blir tydligt att projektet är avslutat också på ett känslomässigt plan och då går det att ladda om inför nya arbetsuppgifter.

Upplösningen av projektgruppen och separationen kan gärna markeras genom att ni avsätter tid tillsammans. Då kan man ha avslutande resonemang kring både resultatet och de eventuella roller olika projektmedarbetare kommer att ha då resultatet ska hanteras i linjeorganisationen.
Avsluta gärna med ex gemensam middag eller andra aktiviteter så som paintball eller liknande.
Med andra ord, göra avslutet minnesvärd.

Avslutet kan också innehålla en egen intern utvärdering i projektgruppen:

• Hur har arbetet fungerat?
• Är resultatet tillfredställande?
• Har vi erfarenheter som vi eller andra kan ha nytta av?

Utvärdering

Utvärdering handlar om att utifrån ett visst mål eller syfte, på goda grunder, dra slutsatser om  och bedöma ett resultat. För det krävs att projektet följts upp och dokumenterats och att informationen samlats in. Planera för utvärderingen redan från början så relevant information finns att tillgå i slutet.

Ett bra sätt att identifiera vad som behöver följas upp är att ställa frågan "Hur ska vi visa att vi nått målet?" Svaret visar vad ni bör följa upp under projekttiden för att få ett relevant underlag för utvärderingen.

Några enkla frågor att ställa sig vid utvärdering är:

• Löste vi problemet?
• Följde vi planen?
• Nådde vi målen?
• Kan något göras bättre?

I en del projekt gör projektledaren tillsammans med projektgruppen som gör utvärderingen, i andra kan det vara någon från linjeorganisationen, ex mottagaren av projektet, eller så väljs någon utomstående, ex konsult som är expert inom området som projektet arbetat inom.
Många gånger väljs just en utomstående för att få en opartisk bedömning.

Utvärderingen presenteras för beställaren och styrgruppen. Den är en unik återkoppling till organisationen med viktiga erfarenheter av projektarbetet, och den bidrar till lärandet i organisationen.

Utvärderingen kan med fördel presenteras i seminarieform, så att alla intresserade kan få ta del av den vid ett och samma tillfälle. Det kan vara bra att ha en seminarieledare som inte har varit involverad i projektet.

Roller i ett projekt

Vi går igenom de olika rollerna i ett projekt.

Projektledaren
Projektledaren har en viktig funktion i projektet. Det är projektledaren som ansvarar för att

• hålla ihop de olika delarna
• leda projektgruppen
• styra mot målet så att resultatet nås inom given tidsram och inom given budget
• kontakten med alla berörda sker på ett adekvat sätt och att rätt information lämnas till rätt person/grupp vid rätt tillfälle
• projektet blir dokumenterat.

Inom ramen för detta ansvar ska projektledaren bla

• föreslå/utse projektmedarbetare
• signalera behov av justeringar och förändringar under projektets gång
• hantera de konflikter som eventuellt dyker upp.

Projektledaren ska tillsammans med projektgruppen

• välja effektiva arbetsätt och metoder
• planera, informera om, samordna och följa upp projektet. 

Att vara projektledare ställer krav på både erfarenhet, lyhördhet och ledarskap.
Det är ett spännande arbete som ger utrymme för kreativitet, nyskapande och utmaning.
Du är med och driver något du tror på, att påverka en viktig fråga.
Du får uppleva stimulansen i att tillsammans med andra lösa en uppgift och ro den i land.
Det är en härlig känsla när det kommer i mål.

Som projektledare måste du ha förmåga att styra projektet mot det förväntade resultatet. För att göra det krävs resultatorientering och god förmåga att planera och följa upp.
Det fordrar en hel del ordning och reda. Som vi nämnt många gånger tidigare, nyckel till ett lyckat projekt är god förberedelse och en stark grund, det får man via ordning och reda samt att planera och följa upp.

Projektarbete handlar om problemlösning och utveckling. Därför ställs det krav på kreativitet och att kunna bryta tankemönster, att upptäcka nya vägar och möjligheter. Du bör ha god förmåga att kommunicera och skapa goda relationer.
Du ska engagera och motivera andra projektmedarbetare att dra åt samma håll.

Projektledarens roll är betydelsefull för projektets framgång.
Som projektledare har du makt i projektet, men du har ingen formell makt över någon i linjeorganisationen. Därifrån behöver du både kompetens och stöd. Du rekryterar projektmedarbetare därifrån och är oftast beroende av linjeorganisationen vid själva överlämnandet i slutet av projektet.
Du måste hitta effektiva sätt att samverka med. Det kan kompliceras av att du själv kanske kommer från linjeorganisationen utan att vara chef eller ledare där.

Oftast har du inte heller samma inflytande över dina medarbetare som linjechefen har. De är anställda i linjeorganisationen och arbetar kanske kvar där på en del av sin tid. Du påverkar inte deras villkor i anställningen, det gör deras chef i linjen.
Du är deras chef endast inom ramen för projektet.

Projektledarens roll i de olika faserna
I idé/utforskningsfasen är det inte alltid säkert att projektledaren är med, då beställaren oftast inte ännu bestämt sig för att starta projektet eller inte.
Skulle en ledare vara utsett så har han/hon en viktig roll i de analyser som görs i denna fas.

I planeringsfasen bör projektledaren vara med. Här sker utformningen av projektplanen, och det bör projektledaren vara involverad i eller helst ansvara för.

I början av genomförandefasen är det viktigt att projektledaren skapar trygghet och struktur i projektgruppen, du tar fram en gemensam bild av syftet med projektet och vilket resultat som ska levereras.

Det är viktigt att tydliggöra allas roll och uppgift och klargöra de spelregler som ska gälla.
Gör en tydlig struktur för de möten ni ska ha under projektets gång samt för rapportering och uppföljning av tids och aktivitetsplanen.

Skapa en god stämning i gruppen, som gör att ni vågar vara kreativa och säga vad ni tycker och tänker.

Det är bra om alla beskriver de förväntningar de har på projektet och varandra.
Diskutera sedan förväntningarna och försök komma fram till ett gemensamt kontrakt och en linje för att arbeta effektivt tillsammans.

Under genomförandefasen ska projektledaren se till att det som bestäms blir gjort.
Du följer upp tids och aktivitetsplanen och snabbt korrigera eventuella avvikelser. Du måste motivera både dig själv och dina medarbetare att arbeta vidare mot det gemensamma målet.

Det krävs samtidigt återkommande kommunikation med intressenter, styrgrupp, uppdragsgivare, och de delar av linjeorganisationen som berörs av projektets resultat.
Det gäller att hitta ett samspel mellan de olika delarna i projektet samt tiden att samverka med utomstående aktörer.

Kom ihåg att ge plats för humor och glädje, det ska vara roligt att arbeta i projekt.

Under projektets tid kan det dyka upp konflikter. De kan förekomma i projektgruppen men också med utomstående.
Som projektledare har du ansvar för att identifiera och hantera dessa konflikter på bästa sätt och så neutralt som möjligt.
Är du själv en del av konflikten har du också ansvaret att lösa den.

Mot slutet av genomförandefasen ökar oftast arbetstakten och pressen blir alltmer större.
Projektledaren måste kunna hålla huvudet kallt och underlätta för alla att hantera denna press och se till att det som ska göras blir gjort.
Medarbetarna börjar fundera på vad de ska göra när projektet är slut och det gäller att skapa en trygg miljö, men också se till att deras engagemang och motivation håller hela vägen ut.

När projektresultatet och slutrapporten är överlämnade är det dags att avsluta projektet. Projektledaren har ansvar för att gruppen får ett bra avslut så alla kan gå vidare.

Ledarskap
Att vara projektledare handlar om att besitta kunskap och erfarenhet av att vara ledare.
Ledare är du i kraft av din person. Det innebär att du har utvecklat förhållningsätt och attityder som gör att människor omkring dig accepterar dig som ledare.
Du verkar för respektfulla och förtroendeskapande relationer och håller samtidigt fokus på uppdraget och de resultat som ska nås. Det är till stor del ledaren som skapar förutsättningar för lärande, utveckling och kreativitet i gruppen.

Som projektledare ska du organisera och leda arbetet. Att leda handlar om att skapa resultat genom andra. Det blir din uppgift att forma ett lag som fungerar så väl tillsammans som uppgiften kräver. Du ska mobilisera och kanalisera människors energi och samordna alla aktiviteter så att mål och förväntningar uppfylls. För det behövs planering och kontinuerlig uppföljning.
Projektmedarbetarna behöver förstå sitt eget och projektets uppdrag och de behöver ha förutsättningar för att genomföra det.

Grunden för ledarskap är att kunna leda sig själv och sitt eget liv.
Med det menar jag att du behöver vara någorlunda klar över vem du är, vad du vill och behöver och att du sedan gör medvetna val och tar ansvar för dessa.
Du behöver arbeta med din egen utveckling och lära dig förstå dig själv och ditt eget agerande.
Med ökad självkännedom kan du bestämma dig för om det är något du vill förändra hos dig själv för att kunna utveckla dina relationer och ditt ledarskap.

Den som ökar sin kunskap om sig själv ökar sin självinsikt och har en god chans att utveckla ett moget ledarskap.
Det kräver medvetenhet, reflektion, vilja och mod. En mogen ledare leder genom att dela med sig av makt, befogenheter och kunskaper, genom att utveckla, stödja och stärka medarbetarna.

Vill du som projektledare utvecklas i ditt ledarskap kan det vara bra att skaffa en extern coach eller handledare.

Projektgruppen
I de flesta större projekt så räcker det ej med en projektledare utan det behövs fler personer och då skapas en projektgrupp.
Det händer att man knyter till sig olika medarbetare i de olika faserna, för att få in den kompetens som krävs i just den fasen. Flexibilitet är ett kännetecken för projekt.

När projektet ska startas så utses medarbetarna. Det är bra om projektledaren gör detta eller åtminstone är involverad i tillsättningen. Det är en grannlaga uppgift att sätta samman gruppen på bästa sätt. Projektets karaktär och förutsättningar avgör vilka projektmedarbetare som behövs.
Mångfald då det gäller kunskaper, ålder, kön, kulturell bakgrund, mm är oftast en tillgång.

I projektgruppen har alla ansvar för att utveckla metoder och arbetsformer som är anpassade till de olika uppgifterna i projektet. Därför är det viktigt att projektmedarbetarna fungerar som inspiratörer och uppmuntrare i förhållande till varandra.
Gruppen blir inte starkare än den svagaste länken.

Projektmedarbetarens roll
Projektmedarbetarna utgör en viktigt resurs och bidrar aktivt till framgång med sina speciella kompetenser. Att vara medlem i en projektgrupp ställer krav på god samarbetsförmåga.
Det är också värdefullt att ha med sig ett förtroende från organisationen.
Det nätverk som varje projektmedarbetare har är en tillgång för projektet.

Som projektmedarbetare tar du ansvar för att

• bidra med din kunskap och kompetens till projektets framgång
• delta aktivt i problemlösning och riskanalyser
• dokumentera dina resultat
• medverka i planeringen
• rapportera till projektledaren
• signalera och informera om avvikelser i arbetet
• vara en "ambassadör" i alla sammanhang
• visa vilja, engagemang och intresse
• vara kreativ och konstruktiv i konfliktsituationer.

De flesta projektmedarbetare har bara en liten del av sin tid förlagd till projektet. Det kan leda till konkurrens med linjeorganisationen om medarbetarens tid och engagemang. Upplevelsen av att medarbetaren är mycket frånvarande förstoras ofta av omgivningen.
Projektmedarbetaren måste hantera denna balansgång på bästa sätt.
I projektet så är det projektledaren som är närmaste chef. Blir det irritation i organisationen, kan projektledaren ta ett samtal med linjechefen och medarbetaren.

Eventuella risker inom gruppen bör uppmärksammas. Ett effektivt arbete i gruppen bygger på att alla förstår varandras roll och uppgift i gruppen och att man är beredd att granska sitt eget sätt att arbeta för att nå gruppens mål. Prata om hur ni hanterar konflikter så att ni har en handlingsberedskap för det. Många konflikter kan förebyggas genom att man resonerat om dem innan de dyker upp.

Avslutande ord

Med detta så är denna del om projektarbete slut.
Viktigt att komma ihåg är att vara noggrann, bygga en stark grund, förstå problemet och ha klara direktiv vad målet är och hur man når dit. Ordning och reda och jobba effektivt.
Samt glöm inte bort att ha kul, jobba i projekt är en utmaning men också ett roligt sätt att arbeta.
Ta med dig lärdom och kunskap från ett projekt till ett annat.

Sen till frågan, vad har jag för nytta av detta när jag ska starta eget företag?
Jag är ni flera som tillsammans ska starta är det en fördel att arbeta som en grupp, och även om du är själv så är det fördel att arbete i ett projekt.
Ta fram affärsidé, affärsplan, budget, marknadsplan, kontakt med olika myndigheter osv.
Allt detta har fördel av att jobba i projekt då man på ett noggrant och strukturerat sätt jobbar sig igenom varje moment.
Att starta eget kräver precis som projekt en noggrann och väl förberedd grund att stå på.
Sen så är denna en kunskap som du kommer ha nytta av framöver också.

Lycka till!