Genomförande - Del 5 1:2

Nu har vi kommit till del 5 av projektarbetet, dvs själva genomförandet.
Då detta är ett ganska stort område att gå igenom så delas detta upp i två delar!

Att arbete i projekt innebär att delta i många möten, det är mötena som driver projektet framåt.
Självklart finns en del praktiska eller teoretiska aspekter också, men allt utgår ändå från själva mötet mellan medarbetarna och diverese andra intressenter.

Så fort beställaren gett klartecken för start är det dags att dra igång projektet och projektgruppen utses. Planeringsmötet kommer bli det första viktiga som gruppen ska genomgå, här ska även en detaljplanering av projektet göras.
Under denna första tid är det viktigt att gruppen utvecklas till en effektiv och sammansvetsad grupp.

Planeringsmöte

Planeringsmötet har två viktiga syften,

• skapa en gemensam plattform för det fortsatta arbetet
• lägga grunden för ett effektivt lagarbete.

Planeringsmötet bör resultera i att

• projektgruppen får en gemensam förståelse för och bild av frågeställningen eller problemet, syftet och målet
• projektgruppen kommer överens om en gemensam detaljplan, som har sin utgångspunkt i den övergripande projektplanen
• projektmedlemmarna lär känna varandra
• en gruppkänsla skapas.

I den gemensamma plattformen ingår att

• förstå de olika rollerna i projektorganisationen och samspelet mellan dem
• vara överens om vissa grundläggande spelregler
• vara klar över vilka intressenterna är
• vara klar över hur riskerna ser ut.

Finns det problem, risk och intressentanalys så gås dessa igenom också.
Om analyserna och/eller projektplanen behöver kompletteras eller justeras så gör ni ju självklart det.
(Kom ihåg en bra grund är nyckeln till framgång i projektet)

Det är i allas intresse att även diskutera igenom de olika rollerna, så att alla är klara med vad var och en ska göra, att man förstår och respekterar varandra.
En person kan ha många olika roller, i ett mindre projekt kan beställare och uppdragsgivare vara samma person och denna kan även ha styrgruppens funktioner.
Projektledaren kan vara ensam och utför då samtliga arbetsuppgifter.
Här är bara två personer direkt inblandad i projektet, men det kan vara betydligt fler roller.
Det gäller att alla vet och har klart vilka roller som finns och vilka som har dom.

I den gemensamma plattformen ingår också att komma överens om vilka spelregler som gäller för projektet och medarbetarna. Exempel på regler kan vara att

• jobba med fokus på resultatet
• bidra efter bästa förmåga
• visa varandra respekt och omtanke
• lyssna på varandra
• hjälpa varandra att gemensamt uppnå målet

En enkel gruppkontakt med några gemensamma överenskommelser kan vara till stor hjälp för gruppens utveckling. Det kan vara en trygghet och styrka längre fram. Är ni alla överens om vad som gäller blir det vägledande i ert arbete.

En punkt om återkoppling kan vara bra att ha med också. Det är viktigt att ni kan ge varandra konstruktiv återkoppling i projektet. Den ger er möjligheter till att utveckla en dialog och att påverka varandras beteenden.
Vi kan ge återkoppling i syfte att få någon att ändra sitt beteende så det gagnar övriga och projektet, vi kan även ge bekräftande återkoppling när vi vill förstärka ett positivt beteende.
All återkoppling ska ges med inställningen att vilja den andre väl och med utgångspunkt att människor i allmänhet alltid gör sitt bästa.
Syftet är att spegla ett beteende och behålla relationen.
Den största fördelen med respektfull och konstruktiv återkoppling är att den ger en trygghet i samspelet.

Detaljplanering

Som utgångspunkt för detaljplaneringen måste projektgruppen (projektledaren i mindre projekt) klargöra vad projektet ska åstadkomma, dvs förväntade resultat och effekter.
Gör en realistisk bedömning av tidsplan och granska budgeten kritiskt.
Finns möjligheter att genomföra projektet med givna tidsramar och med de medel som avsatts?

För större projekt så bryts de övergripande målen ner till delmål i detaljplaneringen.
Vad ska vara gjort vid en viss tidpunkt? Detta kan exempelvis göras med en milstolpeplan.
Diskutera sedan lämpliga metoder och aktiviteter som krävs för att nå delmålen och gör en tidsbedömning. I nästa steg så avgör ni vem som ska göra/ha ansvar för vad? återkoppla till de olika delmålen och aktiviteterna. Det resulterar till en tids och  aktivitetsplan.

Viktigt är också att ni planerar för de kvalitetspåverkande aktiviteter som finns angivna i projektplanen. Organisera därefter arbetet så att ni håller och når "rätt kvalitet"
Har ni erfarenhet av lean arbetsätt så kan det med fördel implementeras i ett projektarbete.

Klargör roller och ansvar inom projektorganisationen och i arbetsgruppen. Vem har ansvar för vad? Vilken tid har olika projektdeltagarna till sitt förfogande? Är den i olika faser? Om ni vill kan ni tydliggöra detta genom att göra personliga planer för varje projektmedarbetare.
Den personligaplanen utgår från den eventuella milstolpeplanen och tids och aktivitetsplanen.

I detaljplaneringen planerar ni projektgruppsmöten, styrgruppsmöten och olika informationstillfällen.
Planera även för möten med referensgrupper och delprojekt om sådana finns.
Detaljplaneringen bör också innehålla en kommunikationsplan, vilket kan vara bra även i mindre projekt. Att skapa rutiner för sådant som är återkommande är en del i detaljplaneringen.

Ni gemensamt bestämmer vad som ska följas upp, när det ska göras, av vem samt hur och till vem det ska rapporteras.
Diskutera gärna igenom utvärderingen, oavsett om det är ni eller någon annan som ska göra den.
På vilket sätt kan ni redan nu förbereda er för den?

Milstolpeplan
Det kan vara bra att bryta ner det övergripande målet i olika delmål. Det ger överblick och hjälp att styra mot resultatet.
I milstolpeplanen ser man inbördes beroenden mellan olika aktiviteter och det gör det enklare att prioritera hur vägen mot det övergripande målet ska se ut.
Ansvar och befogenheter är lättare att fördela när man delar upp projektet i delmål.

I riskanalysen tar ni fram handlingsalternativ för att hantera riskerna i projektet. Dessa handlingsalternativ kan leda till nya milstolpar/delmål som ger er vägledning till hur ni kan undvika risken. Det är en del av styrningen i projektet.

Målet med milstolpeplanering är att

• styra mot resultat
• ge överblick
• vara enkel att förstå
• medge delaktighet och ansvar

När du planerar i milstolpar gör du så här.

1. Utgå från att definiera målet som du har i projektplanen. Vad är ett bra resultat? Försök formulera det i enkelt språk, som ett resultat.
2. Inventera sedan alla viktigare delmål, eller steg på vägen, och skriv upp vart och ett på en lapp. Även delmålen formuleras som om det vore klart, dvs som ett resultat som helst är mätbart.
3. Ordna och sortera delmålen (lapparna) så att de bildar ett flöde. En del processer kan vara parallella.
4. Fundera över tider och samband, och sätt ut "Vem gör vad?" och "När är det klart?"
5. Stäm av språket och förtydliga vid behov. Om du formulerat milstolparna bra så ska du nu ha en enkel bild och ett förlopp där varje steg leder mot målet.

Milstolparna är ett effektivt sätt för projektledaren att styra projektet och att skapa förståelse för helheten. Det är projektledaren som i samverkan med sina medarbetare definierar och fastslår milstolparna. De fungerar som en form av delegering i projektet, vilken kan motivera medarbetarna att ta sitt ansvar och nå sina uppsatta delmål.

Ha dock inte för många milstolpar då risken att överblicken förloras och fokus från projektets slutmål går förlorat. Men ha heller inte för få milstolpar då det blir svårare att göra en realistisk tidsplan.
Milstolpar ska ses som ett viktigt beslutssteg, som ett verktyg för projektet.
Använd gärna GANTT-schemat.

Tids och aktivitetsplan
Ett viktigt verktyg i styrningen av projektet är tids och aktivitetsplanen.
I den ska anges

• vilka aktiviteter som behöver göras för att målet ska nås
• när de ska göras
• vem som ansvarar för att de blir gjorda.

Det är viktigt att alla är överens om vad aktiviteterna innebär i fråga om svårighetsgrad och tidsåtgång. Tids och aktivitetsplanen ska följas upp på projektgruppsmötena. I större projekt kan det vara bra att dessutom göra individuella planer i form av personlig plan.

I mindre projekt räcker det oftast med en enkel form av tids och aktivitetsplan, t ex ett GANTT-schema. I det större projektet behöver man kanske först göra en milstolpeplan och därefter göra en tids och aktivitetsplan (GANTT-schema) kopplad till respektive delmål/milstolpe.
GANTT-schemat ger en bra överblick över vad som ska göras, när det ska göras och av vem.
Det går att använda i både små och stora projekt.

 

Kommunikationsplan
Det finns oftast många intressenter som på ett eller annat sätt berörs av projektets arbete och resultat.
Dem behöver ni kommunicera med på olika sätt under projekttiden. Det ger förankring av projektet och ger ömsesidig förståelse för hur omvärlden reagerar på projektet och dess utveckling.
Intressenterna kan visa sympati för projektet, men de kan även visa motstånd. Det påverkar naturligtvis hur ni kommunicerar i olika skeden, både till innehåll, form, omfattning och kontinuitet.
Ni behöver även definiera vilka kanaler ni ska använda för projektets kommunikation.
Om man redan i projektplanen har beskrivit ramarna för samspel mellan projektet och omvärlden är sannolikheten stor för att parterna har rätt förväntningar på varandras insatser.
Det är ett sätt att kvalitetsäkra projektet.

Intresseanalysen utgör en bra grund för att göra en kommunikationsplan.
Här beskrivs vem ni ska kommunicera med, vad som ska kommuniceras, när  och hur kommunikationen ska ske och vem som är ansvarig för kommunikationen.
Det är viktigt att vara klar över syftet med kommunikationen och anpassa den efter det och efter mottagarens behov, funktion och uppgift.



Personligplan
När gruppens tids och aktivitetsplan är klar gör varje projektmedlem en personlig plan, t ex genom ett personligt GANTT-schema. Det ger en bra bild av vad som förväntas av vara och en, och projektledaren kan lättare följa upp projektmedarbetarnas personliga åtaganden.

Rutiner
Det är viktigt att inledningsvis bygga upp rutiner för olika saker i projektet, bla rutiner för

• kallelser och protokoll i samband med projekt, styrgrupps och referensmöten
• insamling av information/uppföljning. Vad ska följas upp kontinuerligt, hur ska rutinerna se ut för det, vem samlar in informationen och var kan man hitta den?
• rapportering vid projekt och stygruppsmöten. Hur ska insamlad information rapporteras?
• kommunikation med beställaren, intressenterna, mottagarna och referensgrupperna
• kommunikation med delprojekten.

Utöver detta kan det finnas behov av rutiner som är specifika för just ert projekt. Utarbeta rutinerna tillsammans i projektgruppen och dokumentera dem så att de finns tillgängliga för samtliga projektmedarbetare.

Projektmöten

Projektmöten, dvs projektgruppens möten och är bara aktuellt för de projekt som har en projektgrupp.
Det är på projektmötena man styr projektet. Här bokar man in årets projektmöten, planerar vad som ska göras och följer upp att saker blir gjorda enligt beslut och överenskommelser.

Hur ofta gruppen ska ses beror på projektets karaktär och vilken fas eller situation ni befinner er i.
Syftet med projektmötena är att planera vad som ska göras och följa upp arbetet för att kunna vidta åtgärder på ett tidigt stadium om planeringen inte håller eller om andra faktorer påverkar projektets genomförande.

Ett möte har ofta flera olika funktioner. Det kan bla vara att deltagarna ska

• ge och få information
• utveckla idéer och lösa problem
• ta ställning, komma överens och fatta beslut.

I de flesta möten så finns alla dessa funktioner med och de förutsätter olika tekniker och ledarskap.
När man fattar beslut så krävs kunskap, analytiskförmåga samt ett logiskt tänkande.
Att klimatet främjar en konstruktiv dialog och diskussion är en självklarhet.
För att lyckas med problemlösning och idéutveckling krävs kreativitet, det gäller att ta tillvara på alla tankar och associationer som dyker upp och inte utvärdera dem i ett första skede.
Att ge och få information kräver tydlighet och struktur samt en förmåga att lyssna och ta till sig.

I vanliga fall så tas inte beslut av projektgruppen gemensamt, när det kommer till styrning av projektet. Den som har mandat att, vid sidan av styrgruppen och beställaren, fatta beslut är projektledaren.
Däremot kan det vara bra att och man bör diskutera igenom underlaget som finns för själva beslutsfattandet med hela gruppen, här kan då varje medarbetare bidra med information, analys och synpunkter. Vissa beslut som t ex rör spelregler och rutiner kan hela gruppen gemensamt besluta om.
Sammanfatta och stäm av med varandra så att alla är överens om vad som gäller.

Om tids och aktivitetsplanen eller budgeten inte följs är det projektledarens uppgift att reda ut det samt ta reda på orsakerna. Vilka problem har dykt upp? Ska vi omfördela arbetsuppgifterna inom gruppen? Behöver vi gå till styrgruppen för att begära mer eller andra resurser? Hur påverkas projektets framtid?

Projektledaren ska innan mötet avslutas se till att alla vet vad de personligen åtagit sig att göra till nästa gång i enlighet med tids och aktivitetsplanen.

Effektiva möten
Det händer att projektmötena ses som en social mötesplats där man kan ventilera tankar och idéer om allt mellan himmel och jord. Det är naturligtvis viktigt att skapa och underhålla goda relationer i en projektgrupp, men det behöver inte ske enbart under projektmötena utan hellre ses och vara en självklarhet under hela projektarbetet.
Effektiva möten spar mycket tid och tid är en resurs. Bestäm gemensamt spelregler för era möten så att de blir så effektiva som möjligt. Det kan t ex handla om

• en tydlig struktur
• förberedelser
• att komma i tid
• mobiler avstängda eller ljudlösa
• att aktivt och konstruktivt bidra
• flera korta möten istället för få och långa
• att ha fokus på de frågor som tas upp
• vem som leder möterna
• vem som skriver protokoll

Det mesta av detta kan tyckas vara en självklarhet, men det skadar aldrig att påpekas och tas upp.

Dokumentera projektmötet
Projektmötet bör eller ska dokumenteras i ett protokoll, som snabbt görs tillgängligt för medlemmarna och som utgör underlag vid nästa möte.
Tydliggör vem som ansvarar för protokollskrivningen, antingen ni väljer en som ansvarar för det alltid eller väljer att växla uppgiften mellan er.

Protokollet kan innehålla följande

• närvarande och icke närvarande
• tid och plats för mötet
• protokollförare
• dagordning
• genomgång av mötesanteckningar från föregående möte
• avstämning/avrapportering med projektplan, tids och aktivitetsplan och kommunikationsplan som grund
• rapporter från ev delprojekt och referensgrupper
• beslut och åtaganden från var och en
• frågor till styrgrupp eller referensgrupper
• tid och plats för nästa möte.

Intern samverkan
Det finns massor av bra digitala hjälpmedel och verktyg att tillgå, för att lättare kommunicera och sammarbeta i projekt. Utöver de verktyg som organisationen har internt så finns det kompletterande verktyg på internet. Det viktiga i arbetet med ett projekt är att identifiera vilka behov ni har för intern samt extern kommunikation och utifrån det besluta om vilka verktyg och plattformar ni vill använda er av.

För den som trivs med att skriva dagbok kan en personlig projektdagbok vara ett bra komplement till övrig dokumentation. Den kan innehålla personliga reflektioner över vad som händer under projektarbetet. Det är din personliga upplevelse som dokumenteras och den kan ha ett stort värde när projektgruppens arbete ska utvärderas och slutrapporten ska skrivas. Men den är framför allt ett stort värde för dig och dina framtida projektarbeten. Din erfarenhet och kunskap.