Måndag, underbara måndag

För många är nog måndagar den jobbigaste dagen på veckan, det är slut på helgen och arbetsveckan är igång igen, man är seg och trött osv.
Men för vissa så kan också måndagen vara den bästa dagen, exempelvis de som jobbar skift och helg.
Har själv gjort det många år, och att få göra helg klockan 6 på en måndag morgon efter att ha jobbat en hel vecka natt inklusive helg är en otroligt skön känsla.
Men detta var ju några år sedan nu.

Jag brukar tänka så här, det finns inga dåliga veckodagar, måndag eller vilken dag som helst blir vad DU gör den till. Vill du att den ska vara dålig så blir den det, gör den bra så ja då blir den bra också.

Tänk och var positiv och kreativ varje dag, lev och må bra varje dag, då spelar det ingen roll vilken dag det är, du kommer alltid vakna med ett leende och en vilja av att göra något bra av dagen.

Så ja måndag är en underbar dag, lika så som resten av dagarna denna vecka!

Välj väg - gå framåt - ge aldrig upp

Att bli framgångsrik vare sig i arbetet eller i det privata livet är något de flesta strävar efter.
Alla vill ha ett så bra liv som möjligt.
Att vara framgångsrik har olika betydelse för olika människor, vi prioriterar olika saker som vi tycker ger oss ett mervärde i livet.
Men vi har något gemensamt och det är vägen till framgång, hur man tar sig dit.

Val

Allt börjar med ett val, att inse och välja att tro på dig själv. Välja att se dig själv som framgångsrik.
Du kan bli precis vad du vill bara du tror på dig själv. Har du inte tron så kommer ingen annan tro på dig heller.
Resan mot framgång börjar alltså med en inre resa, att bygga upp ditt självförtroende.
Det kan vara allt från att söka kunskap för att utveckla ditt kunnande till att omsluta sig med personer du värdesätter, ett attraktivt arbete eller en intressant hobby. Det finns många saker som kan bygga upp just ditt självförtroende, men viktigaste är ändå att göra valet, att börja. Vad är viktigt för att just du ska må bra? Vilken väg vill du gå?

Möjligheterna

När du valt väg och du vet vad just du vill uppnå, låt ej problem och hinder stoppa dig, låt heller ingen trycka ned dig och säga att du inte klarar det.
Tro på dig själv och det du gör, se inte hinder som ett tecken på att du inte kan utan se det istället som ett problem du måste lösa och ta lärdom av, något som kommer ge dig erfarenhet och självförtroende.
Kom ihåg att det finns alltid en lösning till alla problem, det gäller bara att hitta dom.
Intala dig själv att det går!
Tänk utanför ramarna, var kreativ och gå framåt.

Res dig igen

Stöter man på hinder/problem är det lätt att man blir knockad till marken, luften går ur dig.
Men att bli framgångsrik så måste man ta många smällar på vägen dit.
Res dig om och om igen tills du når målet. Livet är ingen dans på rosor utan en lång kamp både på gott och ont, men man tar alltid lärdom av resan. Man får aldrig ge upp.

Denna bild beskriver väldigt bra det jag vill förmedla.
Det finns inte någon rak väg till att bli framgångsrik, det finns inget säkert lyckande eller säkert misslyckande.
Utan vägen till framgång är fylld av hinder som måste överkommas. Varje gång så måste man resa sig igen, börja om och fortsätta framåt.

Att bli framgångsrik handlar om att lära sig av sina misstag och misstag är tillåtet att göra.
Man måste även vara beredd att jobba hårt för att nå målet, tänka logiskt och smart men framför allt handlar det om att tro på sig själv.
Och det börjar med att göra valet, ett val som just du kan göra här och nu. Tro på dig själv och påbörja en resa fylld av hinder men med ett mål som är väldigt värdefullt för dig. Något som är värt att kämpa för. Din framgång!

Planera = Effektivisera dina resurser

Senaste artiklarna har handlat om att tid är en resurs och om planerings fasen i ett projektarbete.

Vi ska gå in lite mer i vad planering är, självklart är det något man använder mer än bara i projekt, faktum är att vi alla planerar något dagligen i våra liv fast på olika sätt.

 

Att planera är A och O i ett företag, utan en plan för verksamheten, mål att uppnå, skulle företaget inte bli långvarigt på marknaden.

Som vi sagt så är tid en resurs, kanske den viktigaste resursen vi har och som vi framför allt kan spara pengar på (eller kosta oss pengar).

 

Som exempel, i ett tillverkande företag så tar det tid från att order kommer till att varan levereras till kunden. Mellan dessa två punkter har du ett antal delmoment, ex beställa/leverans av råmaterial, väntetid till att varan ska produceras, själva produktionen, packning/lagring och slutligen transport till kund.

Alla dessa moment tar och kräver tid, med en bristfällig planering så kan dessa moment ta längre tid än väntat, dvs kosta mera resurser.

 

Samma gäller för den administrativa organisationen, med en dålig planering blir väldigt lite gjort eller så blir allt bara väldigt kaotiskt och stressigt.

 

För den enskilda individen, dvs du och jag, så är planering också viktigt.

Precis som ett företag så är tid en resurs för oss, vi har bara 24 timmar på ett dygn och under dessa timmar ska vi hinna med diverse saker, tex sova, frukost, arbete/skola, lunch, middag, fritidsintressen och avkoppling eller diverse andra saker. För de flesta av oss så tar sovandet och arbetet/skolan den största delen av vår tid.

Vi har alla nog både sagt och tänkt många gånger att varför är det inte fler timmar på ett dygn, då kanske jag skulle hunnit med det jag tänkt.

Tyvärr så finns det inga fler timmar att ta tillvara på, visst vi kan ju alla nalla och ta på "sov tiden" eller någon annan del, men till vilken kostnad? Vi behöver ta igen denna tid för eller senare.

Därför är det så viktigt att planera vad man ska göra, schemalägg din dag, ta kontroll över ditt liv.

Var medveten om hur länge du sover, vilken tid ditt arbete tar, dina måltider osv, var noga med att din fritid just blir din fria tid som du så väl behöver.



 

Planerings cirkeln

Om vi utgår från denna cirkel så har vi en bra start på hur vi kan planera både på kort och långt sikt.
Är vi ett företag kan vi använda ovanstående ord, och vi som enskilda person kan vi byta ut vi mot jag. Var är jag? Vart ska jag? Hur gör jag? och slutligen hur blev det?
Vi kan också byta ut det till meningar som, Hur har jag det idag? Hur vill jag ha det? Hur tar jag mig dit? och blev det som jag tänkte mig?

Tanken är att vi alla har ett mål när vi kliver upp varje morgon, ett mål som vi ska ta oss till innan vi går och lägger oss.
När du vet det och du har ställt dig ovanstående frågor, då kan du också planera den tid du har på rätt saker och du kommer vara effektiv i ditt arbete med att nå målet.

Att göra eller inte göra

Oavsett om det är på arbetsplatsen eller i hemmet, skjut inte på de sysslor du kan göra just nu!
Gör det bara!
Är det att skriva en budgetuppföljning inom ett visst datum men du har tid nu, gör det! varför skjuta på uppgiften?
Är du hemma och du kanske länge tänkt att nu ska jag rensa garderoben, gör det! Varför vänta?
Tid är en resurs, att skjuta på saker ger dig inte mer tid utan du tar tid från något annat istället.
Att planera innebär också att göra saker på engång istället för sen, finns tid så använd den till att göra något.
Har du drömmar? använd mallen ovan och lägg upp en plan hur du ska nå drömmen. Varför vänta? Gör istället!

Punkter att tänka på

• Tid är en viktigt, dyr och framförallt begränsad resurs
• Planering är nyckeln till att effektivisera den tid som finns
• Ta kontroll över ditt liv, nå dina drömmar/mål
• Skjut inte på det du kan göra just nu
• Vi lever bara engång, använd den tid du har väl och effektivt.

Planering - Del 4

Planeringen kan man säga är den absolut viktigaste punkten för ett lyckat projektarbete.
Det är här vi ska försöka hantera osäkerheten  om vad som ska göras i projektet, vi ska minimera riskerna för felaktigt eller dåliga resultat, onödigt höga kostnader eller en sprucken tidsplan.
Planeringen ger oss underlag för att styra projektet, fördela arbetsuppgifterna, samordna olika insatser/aktiviteter och att följa upp projektet.

Projektledaren är den som har ansvaret över planeringen, är en projektgrupp utsett så deltar även denna. Projektplanen ska förankras hos uppdragsgivaren, men det kan också även vara bra att förankra den hos personer som är betydelsefulla för projektet, ex. mottagarna. Eventuellt att de får vara med att påverka utformningen av planeringen.

Det kan vara lockande för en projektledare att snabbt komma igång med själva genomförandet i detta skede, du har tryck och förväntningar både från omgivningen och kanske uppdragsgivaren.
Men det är viktigt att komma ihåg att planeringen är nyckeln till en bra start.
Det är viktigt med en stark grund för ett lyckat projekt!

Projektplanen

Vi utgår från direktivet som vi tog fram under idé/utforskningsfasen, detta direktiv är den övergripande planeringen och beslutas av styrgruppen.
Direktivet utgör på det sättet grunden för projektplanen.
Projektgruppen tar fram en mer detaljerad planering med delmål, metodval samt tids och aktivitetsplan. I denna detaljplanering har man mycket att hämta i tid ifall man kan utgå från klara direktiv.

Projektplanen är ett viktigt planerings och styrinstrument. Noggrannheten och kvaliteten på denna har påverkan på hela projektets kvalitet och möjligheter att lyckas.

Projektplanen innehåller i stort sett samma rubriker som i direktivet men med ett undantag att här utvecklar och fördjupar man innehållet.
Problem, intressent och riskanalysen utgör här ett underlag för fördjupningen.
Sen kan också andra frågor, problem eller information ha tillkommit som måste tas upp.
Tänk gärna till också kring frågor som tidsplan, budget, metoder och aktiviteter.
Projektplanen ska vara levande och följas upp under hela projekttiden, ändras om så krävs så det alltid är "up to date", dvs projektplanen är en färskvara.

En tydlig och väl dokumenterat projektplan bör innehålla följande:

• Projektidé
• Bakgrund
• Syfte
• Mål
• Beställare, uppdragsgivare och mottagare
• Avgränsning
• Metoder
• Aktiviteter
• Kvalitetsäkring
• Tidsplan
• Projektbudget
• Projektorganisation
• Kommunikation
• Rapportering
• Uppföljning och utvärdering

Projektidé
Idén uttrycker mycket kortfattat vad ska projekt handla om. Vad vill jag? varför vill jag det och vem behöver det?

Bakgrund
Beskriv bakgrunden till projektet och den aktuella situationen. Vad har skapat behovet av projektet? Vem vänder det sig till? Vilken historia föregår det? Hur ser nuläget ut?
Beskriv också det behov som ska tillfredställas, den frågeställning eller problem som projektet syftar att lösa. Beskrivningen ska hjälpa alla involverade att förstå helheten och sammanhanget och att förstå vad projektet verkligen handlar om.

Bakgrunds och problembeskrivningen måste vara tydlig och väl underbyggd. Den utgår från direktivet och problemanalysen och dialogen kring det.

Syfte
Beskriv vad projektet syftar till, vad man vill åstadkomma. Det anger inriktningen på projektet.

Mål
Målet ska ange vad projektet ska leverera till beställaren. Det ska vara konkret, enkelt och tydligt så det är lätt för var och en att förstå.
Målet ska vara ett stöd i arbetet och ge vägledningen genom hela projektet.
Att ta fram målformuleringen kräver att ni analyserar direktivet och framför allt syftet.
Stäm av era tankegångar med beställaren så att ni är på samma plan. "förankring".

Man kan säga att målet helst ska gå att mäta, så att ni i slutet kan se om ni lyckats med det ni föresatt er. Att formulera konkreta och mätbara mål kan ta tid och vara svårt.
Målet bryts ned i delmål i detaljplaneringen.

Beställare, uppdragsgivare och mottagare
Ange vem som är beställare, uppdragsgivare och vem/vilka som är mottagare av resultatet.

Avgränsning
Alla projekt har avgränsningar speciellt mot linjeorganisationen men också i relation till olika intressenter.
Det är viktigt att det är tydligt vad projektet ansvarar för och inte ansvarar för.
Ange vem som har ansvaret för frågor/områden som ligger nära projektet. Beskriv också eventuella restriktioner, ex juridiska eller ekonomiska, som begränsar utrymmet.

Metoder
Det finns många olika metoder att ta till för att genomföra projektet.
Därför är det bra att i projektplanen klargöra vilka som gäller för just detta projekt och som ni ska använda er utav. Valet har att göra med vilken karaktär projektet har men även vilka tids och resursramar som står till förfogande. Detta ger ett underlag för valet av projektmedarbetare men även ha betydelse för hur omgivningen ser på projektet.

Exempel på olika metod är enkäter, intervjuer, workshops, studiebesök, tekniska mätmetoder, litteratursökningar, statistiska beräkningar, dokumentationsstudier, scenarioplanering, framtidsverkstäder och andra storgruppsmetoder.

Aktiviteter
Här beskriver man de aktiviteter som man redan nu vet kommer att finnas inom projektets ram.
Det kan t. ex vara planering, kartläggning, kommunikation, uppföljning och avrapportering.
När projektet är igång och projektgruppen finns på plats görs en mer detaljerad aktivitetsplan och arbetsuppgifterna fördelas mellan medarbetarna.

Kvalitetsäkring
Identifiera aktiviteter som är relevanta för att rätt kvalitet ska uppnås.
Det hjälper er att säkerställa att det arbete som utförs håller rätt ambitionsnivå och kvalitet.
Detta bidrar till att klargöra gemensamma förväntningar på insatserna i projektet och underlättar även samspelet mellan projektet och dess omvärld.

Tidsplan
Det kan i många fall räcka med att beskriva den totala tiden och tiden för de olika faserna.
Men en mer noggrann utformning är att bryta ner varje fas i etapper. När projektet är igång och projektgruppen samlad görs en mer detaljerad tidsplan kopplad till de olika aktiviteterna/etapperna.

Projektbudget
Ett kännetecken för projekt är att det alltid har en egen budget. Uppgiften ska lösas inom givna tids och budgetramar. Många projekt samutnyttjar både lokaler och personal med den ordinarie verksamheten och det är viktigt att ha beräknat och kvantifierat de behov som projektet kommer att ha.
Vissa kostnader belastar självklart projektbudgeten, men andra kostnader går kanske in som en del av den ordinarie verksamheten, t. ex brevporto, kaffe och kopiering. Det är bra om ett projekt själv bär så mycket som möjligt av sina kostnader, mer det får inte innebära en internfakturering in absurdum eller ett räknande på alltför små belopp. Det är inte effektivt.

De största kostnaderna brukar vara lätt att ta fram, såsom lokalhyra och löner för projektledare och ev. projektmedarbetare.
Andra utgifter kan vara svårare att beräkna, t. ex resor, kopiering, framställning av material, konsultstöd och utbildning. Ibland upplevs kostnader för personal och hyror så omfattande att man underskattar de andra kostnaderna.
Det är viktigt att budgetera så realistiskt som möjligt.

Projektorganisation
Ett projekt har alltid en egen tillfällig organisation vid sidan om den ordinarie linjeorganisationen.
Projektorganisationen ska beskrivas i projektplanen.

Kommunikation
Här anges vilka man ska kommunicera med under projektets gång, t. ex intressenter, mottagare och beställare. De har identifierats i intressentanalysen och den utgör underlag för kommunikationsplanen.
Ska en kommunikationsplan göras kan det anges här. Ofta har man nytta av en kommunikationsplan även i små projekt.

Styrgruppen, beställaren och uppdragsgivaren ska ha återkommande information, likaså referensgrupperna och delprojektledarna, om det finns sådana.

Rapportering
Beskriv hur, när och till vem rapportering ska ske. Styrgruppen ska ha återkommande rapportering om hur projektet följer fastställd plan (id, resurser, resultat, mm). Löper projektet över längre tid kan det finnas anledning att avlägga delrapport/er till styrgruppen och eventuellt beställaren/uppdragsgivaren.
En slutrapport ska alltid lämnas till beställaren och styrgruppen och det är bra att ange när det ska ske. Här ska det också framgå när, hur och av vem projektet ska utvärderas.

Uppföljning och utvärdering
Alla projekt bör följas upp och utvärderas på ett eller annat sätt.
Hur uppföljningen ska ske beror till stor del på projektets storlek och organisation.
I projektplanen anger du vad som ska följas upp och hur det ska göras.

Utvärderingen planeras redan i början av projektet, dvs nu i projektplanen. Risken är annars att det i slutet varken finns tid eller resurser för att genomföra en utvärdering.

Fundera över följande:

• Vad ska utvärderas?
• Hur ska det utvärderas (metod)?
• När ska det ske?
• Vem ska utvärdera (extern, intern eller en kombination)?
• Hur tar vi vara på resultatet och lärandet?

Med detta så är vi nu redo att gå vidare till själva genomförandet av projektet.

Görs dessa grunder noga och förankras väl hos beställare, mottagare och medarbetare så finns det goda möjligheter till ett lyckat projekt.
Utan en ordentlig planering finns det risk att projektet får fel riktning.
Det kan bl a resultera i felaktiga resultat eller onödigt höga kostnader.

Planering är nyckeln till framgång i ett projekt!

Tid och lärorikt tänkande

Senaste veckan har man varit mycket upptagen och pga. detta så har bloggen blivit lidande.
Har bland annat varit på en begravning, och det är just såna saker som får en att tänka till lite extra.
Hur lite tid vi människor har, vad har man uppnått hittills i livet.

 

Tid = Resurs

Tid, vad är tid, för många eller de flesta är tid något som handlar om minuter, timmar och dagar osv, och det är just vad tid är också, något som hela tiden går och går.
Tid är också det förflutna, nuet och framtiden, vi kan se tillbaka på vårt förflutna och minnas, vi kan planera och hoppas inför framtiden men det är i nuet vi lever.

Nuet, det är just nuet som är så viktigt att fokusera på, för det är här vi använder/slösar vår tid.
För tid är en resurs, utrycket tid är pengar känner nog alla till, och det stämmer väl men jag anser att tid är så mycket mera, den är en resurs som vi har att fördela till vårt dagliga liv.
Man prioriterar arbete, familj, vänner, intressen etc. allt tar och kräver tid.
Precis som alla resurser så är den begränsad, alla har nog känt ibland att dygnet har för få timmar, att vi hinner inte med helt enkelt.
Då måste man lära sig prioritera, göra ett mentalt schema över hur man vill fördela sin tid och till vad.

Och just vid tillfällen som begravningar så tänker man ofta på hur lite tid vi egentligen har, och hur vi slösar tid på saker som är bortkastat.
Varför gjorde man si och så istället för så, detta tänkande är mänskligt och får oss att gå framåt och sträva efter förbättringar i vårt liv.
Men ibland så kan man fastna i det stadiet att man ältar det förflutna istället för leva nuet.

Tid är dyrbart så ångra aldrig de du har gjort eller borde ha gjort.
Har du drömmar se till att göra dom verkliga istället för att bara vara just drömmar.
Man lever bara engång och det är nu.
Gör det du vill göra, bli den du vill bli, lev här och nu för imorgon kan det vara för sent.

Att tid är en stor del av oss människor är en självklarhet, vi får den gratis och det är vår uppgift att göra det bästa av den tid vi får.

Ställ dig följande frågor och fundera på ditt svar:
Vad använder jag min tid till?
Vad vill jag använda min tid till?


Nu har min vecka inte bara varit tråkiga händelser utan även en del lärorikt bl.a. så läste jag en artikel om en föreläsningen, i Umeå på Umeågalan, av Bruce Dickinson.
Eftersom jag är ett stort fan av Iron Maiden och Bruce så var detta väldigt intressant läsning.
Vad många inte kanske vet är att han är förutom som känd front sångare i Iron Maiden även är pilot, fäktare, affärsman, entreprenör.

Av vad man fick läsa sig till i artikeln så sa han en viktig sak som fastnade hos mig i alla fall.
Och det är att "se till att ha fans" kort kan man säga att se inte dina kunder som enbart kunder utan något mer. Dom är inte till för dig utan det är du som är till för dom.
Han gav exempel som apple och Steve Jobs, han skapade fans, när han gick bort så har många trogna kunder gått över till andra varumärken eftersom apple har svårt att hålla samma innovation och kundfokus som Steve Jobs hade.
Bruce nämnde också att " ge gärna bort musiken men se till att sälja dem en öl" vilket leder in på hans och bandets satsning på Iron Maiden ölet trooper.
Och även detta har ju att göra med på hur man ser sina kunder, att få dom till sina fans.
Göra det bästa för kunden och att inse att du ska finnas för dom och inte tvärt om.

 Sedan har jag under veckan som gått även läst en bok av Christer Hermansson - det är jag som är chefen - om det subjektiva chefskapet.
Tänker inte gå in så mycket just här och nu om vad boken handlar om men jag anser att man bör läsa den och försöka sträva efter att bli en subjektiv chef.
Många gånger har man mött chefer som inte kan handskas med sina anställda.

Tänkte citera ur boken om det subjektiva chefskapets manifest:

1. Den subjektiva chefen är alltid personlig och behandlar medarbetarna med respekt.
2. Den subjektiva chefen anser att medarbetarna är smarta, snabba och snygga.
3. I det subjektiva chefskapet är humorn och skrattet väsentligt. Inga sånger eller vitsar är för usla för att framföras offentligt om de förmår att höja stämningen. Uppmuntrande anaforer som till exempel Avanti Avanti! är uppbyggliga för medarbetarna.
4. Den subjektiva chefen gillar och utövar makt på samma kärleksfulla sätt som han behandlar sin mamma.
5. Det subjektiva chefskapet är ett beteende; det består av konkreta handlingar i det vardagliga arbetet.
6. Den subjektiva chefen har inget standardiserat förhållningsätt utan improviserar och prövar sig fram.
7. Det subjektiva chefskapet är att med den givna ramen göra det oväntade; det som inte står i managermentböckerna.
8. Den subjektiva chefen uttrycker sig på betald arbetstid genom att utöva ett subjektivt chefskap.
9. Den subjektiva chefen vågar bjuda på sig själv och är inte rädd för att göra bort sig.
10. Det subjektiva chefskapet uppstår ofta ur frågan; Varför inte tvärtom?
11. Det subjektiva chefskapet uttrycker ditt varumärke. Genom att vara personlig berättar du vem du är och vem du vill vara.
12. Det subjektiva chefskapet är inte något självändamål. Men det är en aktiv attityd.
13. Det svåraste med det subjektiva chefskapet är att du måste bedriva det själv. Ingen annan kan göra det åt dig.

För att förstå innebörden av detta så rekommenderar jag att läsa boken.
Står enormt mycket intressant om hur en bra chef ska bete sig.

Och kom nu ihåg, använd din tid väl och bli den du vill bli och vara.

Empati

Att kunna visa empati och medmänsklighet är ett stort bevis på personlig utveckling och goda ledarkunskaper.

Att leda är inte att diktera utan att kunna visa respekt för dina medarbetare och medmänniskor, att ta fram de egenskaper som de inte viste att dom hade och motivera dom till att utvecklas.

Kan du se det goda i människor och tro på dem som personer så har du en bra grund när det kommer till sociala livet, vilket är oerhört viktigt för en företagare.

Lägg grunden för din utveckling redan idag, visa empati och medmänsklighet mot dom du möter.

" Åsikter kan gå isär, vi kan vara olika till synes, men under ytan är vi alla ändå lika"

Uppdatering

Har idag lagt in direkt länkar till Dagens industri samt börsen på DN.
Detta för att ni som läser ska kunna på ett enkelt sätt också ta del av vad som händer ekonomiskt i världen.

Sedan framöver kommer det att komma fler inlägg med lite tätare intervaller.

Finns det något ni saknar eller önskar att jag tog upp så tveka inte att ta kontakt.

Med vänlig hälsning
Mikael Molander

Idé och utforskning - Del 3

 

Att börja ett projekt med en ostadig grund och dåligt genomfört för arbete är att redan från början ta död på ett projekt.

Detta första steg är oerhört viktigt för ett väl genomfört och lyckad projekt samt minskar risken för oväntade överraskningar.

 

Det är i denna fas som projektidén ska formuleras, så att alla inblandade kan ta del av och förstå idén.

Den ska också prövas, analyseras för att se om den är intressant nog att gå vidare med.

 

Intressenter och risker ska också analyseras för att på alla möjliga sätt förhindra att problem uppstår längre fram.

Man utgår från de direktiv som beställaren lämnar.

 

 Självklart är det upp till var och en att bestämma hur mycket tid som läggs på denna fas, men viktigt att poängtera att vikten av ett grundligt arbete är guld värt och att göra en tydlig formulering av idén och de direktiv som ska gälla är ett måste.

 

Vi ska gå igenom dessa steg som utgör denna fas.

• Idébeskrivning
• Direktiv
• Problemanalys
• Intressantanalys
• Riskanalys

 

Idébeskrivning

Att beskriva en Idé samt dess mål och syfte kan vara svårt, men är en förutsättning för att kunna sätta tydliga direktiv samt pröva idén.

Anledning att projekt startar är att någon har en idé om en lösning på ett problem eller behov.
Idéägaren presenterar idén för beställaren, dvs den som har resurserna.
Det är sen beställaren i sin tur som skriver direktiv och testar idén.

Idébeskrivningen ska innehålla

• Projektidé - idén, tanken med projektet.
• Målet - vad är resultatet, det som ska levereras till beställaren vid projektets slut.
• Syftet - varför och vad vill vi åstadkomma?
• En grov kostnadsberäkning om det är möjligt.

Direktiv

Beställaren har en viktig uppgift i att ta ut direktiv för projektet.
För att kunna påbörja utforskning av frågan eller problemet som själva idén ska lösa krävs beslut och tydliga direktiv.

Ibland kan även projektledaren, om han är tillsatt vid denna tidpunkt, vara med och ta fram direktiv men beställaren måste kunna stå bakom dem.

Ett direktiv ska vara tydligt, realistiskt och vägledande.
Direktivet bör innehålla

• Projektidé - uttryck kortfattat vad projektet ska handla om. Det görs oftast i termer av: Vad vill jag, varför vill jag det och vem behöver det?
• Bakgrund och frågeställning/problem - Vad är anledningen till projektet? Vilken historia finns? Vad är frågeställningen eller problemet? Vilka behov behöver tillgodoses? Beskriva noga men ge inte förslag på lösningen här.
• Syftet - Vad är syftet och vad vill vi åstadkomma?
• Mål/resultat - Vad är resultatet? Vad ska vi leverera?
• Kvalitet - Vilken kvalitet ska vi resultatet ha?
• Beställare - Vem är beställare, dvs vem ska finansiera och besluta om projektstart.
• Uppdragsgivare - Vem är uppdragsgivare?
• Projektledare - Vem är projektledare?
• Mottagare - Vem är slutanvändare? Vem, i eller utanför organisationen ska använda/ta hand om resultatet av projektet?
• Avgränsning - Vad ska projektet inte syssla med? Vad ligger på den vanliga linjeorganisationen och vad ligger på projektet? Finns det andra gränser för projektet?
• Tid och slutdatum - Hur lång tid har projektet, när ska resultatet senast levereras?
• Resurser - Vilka resurser har projektet tillgodo? En första grov uppskattning?

Direktivet är själva beställningen från beställaren, det är viktigt att projektledaren tar sig tid att gå igenom, diskutera direktivet med beställaren så att inga otydligheter finns.
Ni ska vara eniga om resultat och kvalitet samt tid och vilka resurser som finns.
På detta sätt kan man undvika framtida problem.

Problemanalys

Vill man bli framgångsrik i ett projekt och att uppnå det mål som beställaren/kunden vill ha är det viktigt att förstå problemet/frågan eller behovet.
Är det inte klart och tydligt så finns goda anledningar till att göra en analys, en problemanalys.
Problemanalysen gör det möjligt att identifiera vad problemet verkligen handlar om. Den visar problemets komplexitet och omfattning.

Det är beställaren som ansvarar och gör analysen men det är inte en självklarhet. Någon annan kan få det uppdraget av beställaren.
Finns uppdragsgivare och projektledare med så bör dessa delta i analysen.

Syftet med problemanalysen är inte att ge förslag på lösningen utan att ge beställaren underlag att besluta om:

• projektet ska startas och i så fall med vilka förutsättningar och ramar
• problemet/frågeställningen måste utforskas ytterligare
• projektet inte ska startas eller om man vill avvakta.

 

Intressentanalys

Det finns många olika intressenter i ett projekt, allt från individer, grupper eller organisationer och dom berörs på ett eller annat sätt av projektet.
Dom kan ha olika intressen och uppfattningar om projektet och dess syfte.
Projektet kommer stöta på dem som tycker att det projektet ska åstadkomma är fantastiskt och vill gärna medverka och/eller bidra på något sätt.
Sen finns det dom som är mindre förtjusta och kanske har intressen som kolliderar med projektets och detta kan leda till att dom motarbetar det. Det kan orsaka konflikter och svårigheter som i värsta fall kan leda till att projektet stoppas.

Försök att se vilka som sympatiserar med projektet, dessa kan vara draghjälp vid olika tillfällen.
Motståndet måste hanteras och i största möjliga mån elimineras.

En bra idé är att låta intressenter vara med och göra analysen och på så sätt förankra projektet hos dom. Redan från start utreda frågor och bemöta motstånd.
Många intressenter som kanske från början var kritiska blir mer tillmötesgående om dom får ta del av projektet och få en chans att förstå och utveckla det.

Intressentanalys görs för att:

• identifiera vilka intressenter som finns
• bedöma vilka intressen de har (sympatier eller motstånd?)
• uppskatta hur deras intressen kan påverka projektet.

Intressentanalysen är en viktig del i den kommande kommunikationsplanen.
Vilket gör att denna analys är viktigt och bör inte underskattas.

Riskanalys

Riskanalysen är något som är återkommande och görs/följs upp genom hela projektet.
Dock i detta skede är den väldigt viktig. Att starta ett projekt utan en riskanalys är att gå i blindo och kan bli mer kostsamt än vad som tänkt.
Man gör analysen för att identifiera vilka risker som finns och hur man ska bemöta dessa, den utgör ett underlag för beslut om olika vägval och strategier.

I denna fas så utgör riskanalysen underlag för följande ställningstagande:

• Ska vi starta projektet? Är alla risker och konsekvenser upptagna?
• Behöver något justeras i relation till vad som skrevs i direktivet - tiden, resurserna, avgränsningar, mm
• Hur ska projektorganisationen se ut för att bäst stödja projektet?
• Vilka krav ska ställa på projektledaren och eventuella medarbetare?
• Är behoven av utrustning, lokaler, särskilda utbildningar, mm ordentligt genomtänkta?
• Vad krävs för en fungerande kommunikation?
• Är vissa metoder mer användbara än andra? Vilka risker och konsekvenser medför detta?
• Vilka krav ställs på adekvat uppföljning och utvärdering?

Tillsammans med problemanalysen och intressentanalysen är riskanalysen ett stöd i arbetet med projektplan samt rekrytering av projektledare och projektmedarbetare.
Att bedöma intressentanalysen är en viktig del i riskanalysen.
En väl genomförd analys ökar chanserna för ett lyckad projekt.

När projektet fått klartecken att starta är det bra med återkommande riskanalyser, dels kan nya problem uppstå men även för att pröva projektet och vägvalen i olika situationer.
Kanske det leder till en justering av projektplanen till något bättre.

Än en gång, kom ihåg vikten av att göra detta förarbete utförligt och grundligt.
Att förankra projektet hos beställaren, projektledare och diverse intressenter.

Det är bättre att skriva kortfattat och tydligt än långdragit och sluddrigt.