Idé och utforskning - Del 3

 

Att börja ett projekt med en ostadig grund och dåligt genomfört för arbete är att redan från början ta död på ett projekt.

Detta första steg är oerhört viktigt för ett väl genomfört och lyckad projekt samt minskar risken för oväntade överraskningar.

 

Det är i denna fas som projektidén ska formuleras, så att alla inblandade kan ta del av och förstå idén.

Den ska också prövas, analyseras för att se om den är intressant nog att gå vidare med.

 

Intressenter och risker ska också analyseras för att på alla möjliga sätt förhindra att problem uppstår längre fram.

Man utgår från de direktiv som beställaren lämnar.

 

 Självklart är det upp till var och en att bestämma hur mycket tid som läggs på denna fas, men viktigt att poängtera att vikten av ett grundligt arbete är guld värt och att göra en tydlig formulering av idén och de direktiv som ska gälla är ett måste.

 

Vi ska gå igenom dessa steg som utgör denna fas.

• Idébeskrivning
• Direktiv
• Problemanalys
• Intressantanalys
• Riskanalys

 

Idébeskrivning

Att beskriva en Idé samt dess mål och syfte kan vara svårt, men är en förutsättning för att kunna sätta tydliga direktiv samt pröva idén.

Anledning att projekt startar är att någon har en idé om en lösning på ett problem eller behov.
Idéägaren presenterar idén för beställaren, dvs den som har resurserna.
Det är sen beställaren i sin tur som skriver direktiv och testar idén.

Idébeskrivningen ska innehålla

• Projektidé - idén, tanken med projektet.
• Målet - vad är resultatet, det som ska levereras till beställaren vid projektets slut.
• Syftet - varför och vad vill vi åstadkomma?
• En grov kostnadsberäkning om det är möjligt.

Direktiv

Beställaren har en viktig uppgift i att ta ut direktiv för projektet.
För att kunna påbörja utforskning av frågan eller problemet som själva idén ska lösa krävs beslut och tydliga direktiv.

Ibland kan även projektledaren, om han är tillsatt vid denna tidpunkt, vara med och ta fram direktiv men beställaren måste kunna stå bakom dem.

Ett direktiv ska vara tydligt, realistiskt och vägledande.
Direktivet bör innehålla

• Projektidé - uttryck kortfattat vad projektet ska handla om. Det görs oftast i termer av: Vad vill jag, varför vill jag det och vem behöver det?
• Bakgrund och frågeställning/problem - Vad är anledningen till projektet? Vilken historia finns? Vad är frågeställningen eller problemet? Vilka behov behöver tillgodoses? Beskriva noga men ge inte förslag på lösningen här.
• Syftet - Vad är syftet och vad vill vi åstadkomma?
• Mål/resultat - Vad är resultatet? Vad ska vi leverera?
• Kvalitet - Vilken kvalitet ska vi resultatet ha?
• Beställare - Vem är beställare, dvs vem ska finansiera och besluta om projektstart.
• Uppdragsgivare - Vem är uppdragsgivare?
• Projektledare - Vem är projektledare?
• Mottagare - Vem är slutanvändare? Vem, i eller utanför organisationen ska använda/ta hand om resultatet av projektet?
• Avgränsning - Vad ska projektet inte syssla med? Vad ligger på den vanliga linjeorganisationen och vad ligger på projektet? Finns det andra gränser för projektet?
• Tid och slutdatum - Hur lång tid har projektet, när ska resultatet senast levereras?
• Resurser - Vilka resurser har projektet tillgodo? En första grov uppskattning?

Direktivet är själva beställningen från beställaren, det är viktigt att projektledaren tar sig tid att gå igenom, diskutera direktivet med beställaren så att inga otydligheter finns.
Ni ska vara eniga om resultat och kvalitet samt tid och vilka resurser som finns.
På detta sätt kan man undvika framtida problem.

Problemanalys

Vill man bli framgångsrik i ett projekt och att uppnå det mål som beställaren/kunden vill ha är det viktigt att förstå problemet/frågan eller behovet.
Är det inte klart och tydligt så finns goda anledningar till att göra en analys, en problemanalys.
Problemanalysen gör det möjligt att identifiera vad problemet verkligen handlar om. Den visar problemets komplexitet och omfattning.

Det är beställaren som ansvarar och gör analysen men det är inte en självklarhet. Någon annan kan få det uppdraget av beställaren.
Finns uppdragsgivare och projektledare med så bör dessa delta i analysen.

Syftet med problemanalysen är inte att ge förslag på lösningen utan att ge beställaren underlag att besluta om:

• projektet ska startas och i så fall med vilka förutsättningar och ramar
• problemet/frågeställningen måste utforskas ytterligare
• projektet inte ska startas eller om man vill avvakta.

 

Intressentanalys

Det finns många olika intressenter i ett projekt, allt från individer, grupper eller organisationer och dom berörs på ett eller annat sätt av projektet.
Dom kan ha olika intressen och uppfattningar om projektet och dess syfte.
Projektet kommer stöta på dem som tycker att det projektet ska åstadkomma är fantastiskt och vill gärna medverka och/eller bidra på något sätt.
Sen finns det dom som är mindre förtjusta och kanske har intressen som kolliderar med projektets och detta kan leda till att dom motarbetar det. Det kan orsaka konflikter och svårigheter som i värsta fall kan leda till att projektet stoppas.

Försök att se vilka som sympatiserar med projektet, dessa kan vara draghjälp vid olika tillfällen.
Motståndet måste hanteras och i största möjliga mån elimineras.

En bra idé är att låta intressenter vara med och göra analysen och på så sätt förankra projektet hos dom. Redan från start utreda frågor och bemöta motstånd.
Många intressenter som kanske från början var kritiska blir mer tillmötesgående om dom får ta del av projektet och få en chans att förstå och utveckla det.

Intressentanalys görs för att:

• identifiera vilka intressenter som finns
• bedöma vilka intressen de har (sympatier eller motstånd?)
• uppskatta hur deras intressen kan påverka projektet.

Intressentanalysen är en viktig del i den kommande kommunikationsplanen.
Vilket gör att denna analys är viktigt och bör inte underskattas.

Riskanalys

Riskanalysen är något som är återkommande och görs/följs upp genom hela projektet.
Dock i detta skede är den väldigt viktig. Att starta ett projekt utan en riskanalys är att gå i blindo och kan bli mer kostsamt än vad som tänkt.
Man gör analysen för att identifiera vilka risker som finns och hur man ska bemöta dessa, den utgör ett underlag för beslut om olika vägval och strategier.

I denna fas så utgör riskanalysen underlag för följande ställningstagande:

• Ska vi starta projektet? Är alla risker och konsekvenser upptagna?
• Behöver något justeras i relation till vad som skrevs i direktivet - tiden, resurserna, avgränsningar, mm
• Hur ska projektorganisationen se ut för att bäst stödja projektet?
• Vilka krav ska ställa på projektledaren och eventuella medarbetare?
• Är behoven av utrustning, lokaler, särskilda utbildningar, mm ordentligt genomtänkta?
• Vad krävs för en fungerande kommunikation?
• Är vissa metoder mer användbara än andra? Vilka risker och konsekvenser medför detta?
• Vilka krav ställs på adekvat uppföljning och utvärdering?

Tillsammans med problemanalysen och intressentanalysen är riskanalysen ett stöd i arbetet med projektplan samt rekrytering av projektledare och projektmedarbetare.
Att bedöma intressentanalysen är en viktig del i riskanalysen.
En väl genomförd analys ökar chanserna för ett lyckad projekt.

När projektet fått klartecken att starta är det bra med återkommande riskanalyser, dels kan nya problem uppstå men även för att pröva projektet och vägvalen i olika situationer.
Kanske det leder till en justering av projektplanen till något bättre.

Än en gång, kom ihåg vikten av att göra detta förarbete utförligt och grundligt.
Att förankra projektet hos beställaren, projektledare och diverse intressenter.

Det är bättre att skriva kortfattat och tydligt än långdragit och sluddrigt.