Planering - Del 4

Planeringen kan man säga är den absolut viktigaste punkten för ett lyckat projektarbete.
Det är här vi ska försöka hantera osäkerheten  om vad som ska göras i projektet, vi ska minimera riskerna för felaktigt eller dåliga resultat, onödigt höga kostnader eller en sprucken tidsplan.
Planeringen ger oss underlag för att styra projektet, fördela arbetsuppgifterna, samordna olika insatser/aktiviteter och att följa upp projektet.

Projektledaren är den som har ansvaret över planeringen, är en projektgrupp utsett så deltar även denna. Projektplanen ska förankras hos uppdragsgivaren, men det kan också även vara bra att förankra den hos personer som är betydelsefulla för projektet, ex. mottagarna. Eventuellt att de får vara med att påverka utformningen av planeringen.

Det kan vara lockande för en projektledare att snabbt komma igång med själva genomförandet i detta skede, du har tryck och förväntningar både från omgivningen och kanske uppdragsgivaren.
Men det är viktigt att komma ihåg att planeringen är nyckeln till en bra start.
Det är viktigt med en stark grund för ett lyckat projekt!

Projektplanen

Vi utgår från direktivet som vi tog fram under idé/utforskningsfasen, detta direktiv är den övergripande planeringen och beslutas av styrgruppen.
Direktivet utgör på det sättet grunden för projektplanen.
Projektgruppen tar fram en mer detaljerad planering med delmål, metodval samt tids och aktivitetsplan. I denna detaljplanering har man mycket att hämta i tid ifall man kan utgå från klara direktiv.

Projektplanen är ett viktigt planerings och styrinstrument. Noggrannheten och kvaliteten på denna har påverkan på hela projektets kvalitet och möjligheter att lyckas.

Projektplanen innehåller i stort sett samma rubriker som i direktivet men med ett undantag att här utvecklar och fördjupar man innehållet.
Problem, intressent och riskanalysen utgör här ett underlag för fördjupningen.
Sen kan också andra frågor, problem eller information ha tillkommit som måste tas upp.
Tänk gärna till också kring frågor som tidsplan, budget, metoder och aktiviteter.
Projektplanen ska vara levande och följas upp under hela projekttiden, ändras om så krävs så det alltid är "up to date", dvs projektplanen är en färskvara.

En tydlig och väl dokumenterat projektplan bör innehålla följande:

• Projektidé
• Bakgrund
• Syfte
• Mål
• Beställare, uppdragsgivare och mottagare
• Avgränsning
• Metoder
• Aktiviteter
• Kvalitetsäkring
• Tidsplan
• Projektbudget
• Projektorganisation
• Kommunikation
• Rapportering
• Uppföljning och utvärdering

Projektidé
Idén uttrycker mycket kortfattat vad ska projekt handla om. Vad vill jag? varför vill jag det och vem behöver det?

Bakgrund
Beskriv bakgrunden till projektet och den aktuella situationen. Vad har skapat behovet av projektet? Vem vänder det sig till? Vilken historia föregår det? Hur ser nuläget ut?
Beskriv också det behov som ska tillfredställas, den frågeställning eller problem som projektet syftar att lösa. Beskrivningen ska hjälpa alla involverade att förstå helheten och sammanhanget och att förstå vad projektet verkligen handlar om.

Bakgrunds och problembeskrivningen måste vara tydlig och väl underbyggd. Den utgår från direktivet och problemanalysen och dialogen kring det.

Syfte
Beskriv vad projektet syftar till, vad man vill åstadkomma. Det anger inriktningen på projektet.

Mål
Målet ska ange vad projektet ska leverera till beställaren. Det ska vara konkret, enkelt och tydligt så det är lätt för var och en att förstå.
Målet ska vara ett stöd i arbetet och ge vägledningen genom hela projektet.
Att ta fram målformuleringen kräver att ni analyserar direktivet och framför allt syftet.
Stäm av era tankegångar med beställaren så att ni är på samma plan. "förankring".

Man kan säga att målet helst ska gå att mäta, så att ni i slutet kan se om ni lyckats med det ni föresatt er. Att formulera konkreta och mätbara mål kan ta tid och vara svårt.
Målet bryts ned i delmål i detaljplaneringen.

Beställare, uppdragsgivare och mottagare
Ange vem som är beställare, uppdragsgivare och vem/vilka som är mottagare av resultatet.

Avgränsning
Alla projekt har avgränsningar speciellt mot linjeorganisationen men också i relation till olika intressenter.
Det är viktigt att det är tydligt vad projektet ansvarar för och inte ansvarar för.
Ange vem som har ansvaret för frågor/områden som ligger nära projektet. Beskriv också eventuella restriktioner, ex juridiska eller ekonomiska, som begränsar utrymmet.

Metoder
Det finns många olika metoder att ta till för att genomföra projektet.
Därför är det bra att i projektplanen klargöra vilka som gäller för just detta projekt och som ni ska använda er utav. Valet har att göra med vilken karaktär projektet har men även vilka tids och resursramar som står till förfogande. Detta ger ett underlag för valet av projektmedarbetare men även ha betydelse för hur omgivningen ser på projektet.

Exempel på olika metod är enkäter, intervjuer, workshops, studiebesök, tekniska mätmetoder, litteratursökningar, statistiska beräkningar, dokumentationsstudier, scenarioplanering, framtidsverkstäder och andra storgruppsmetoder.

Aktiviteter
Här beskriver man de aktiviteter som man redan nu vet kommer att finnas inom projektets ram.
Det kan t. ex vara planering, kartläggning, kommunikation, uppföljning och avrapportering.
När projektet är igång och projektgruppen finns på plats görs en mer detaljerad aktivitetsplan och arbetsuppgifterna fördelas mellan medarbetarna.

Kvalitetsäkring
Identifiera aktiviteter som är relevanta för att rätt kvalitet ska uppnås.
Det hjälper er att säkerställa att det arbete som utförs håller rätt ambitionsnivå och kvalitet.
Detta bidrar till att klargöra gemensamma förväntningar på insatserna i projektet och underlättar även samspelet mellan projektet och dess omvärld.

Tidsplan
Det kan i många fall räcka med att beskriva den totala tiden och tiden för de olika faserna.
Men en mer noggrann utformning är att bryta ner varje fas i etapper. När projektet är igång och projektgruppen samlad görs en mer detaljerad tidsplan kopplad till de olika aktiviteterna/etapperna.

Projektbudget
Ett kännetecken för projekt är att det alltid har en egen budget. Uppgiften ska lösas inom givna tids och budgetramar. Många projekt samutnyttjar både lokaler och personal med den ordinarie verksamheten och det är viktigt att ha beräknat och kvantifierat de behov som projektet kommer att ha.
Vissa kostnader belastar självklart projektbudgeten, men andra kostnader går kanske in som en del av den ordinarie verksamheten, t. ex brevporto, kaffe och kopiering. Det är bra om ett projekt själv bär så mycket som möjligt av sina kostnader, mer det får inte innebära en internfakturering in absurdum eller ett räknande på alltför små belopp. Det är inte effektivt.

De största kostnaderna brukar vara lätt att ta fram, såsom lokalhyra och löner för projektledare och ev. projektmedarbetare.
Andra utgifter kan vara svårare att beräkna, t. ex resor, kopiering, framställning av material, konsultstöd och utbildning. Ibland upplevs kostnader för personal och hyror så omfattande att man underskattar de andra kostnaderna.
Det är viktigt att budgetera så realistiskt som möjligt.

Projektorganisation
Ett projekt har alltid en egen tillfällig organisation vid sidan om den ordinarie linjeorganisationen.
Projektorganisationen ska beskrivas i projektplanen.

Kommunikation
Här anges vilka man ska kommunicera med under projektets gång, t. ex intressenter, mottagare och beställare. De har identifierats i intressentanalysen och den utgör underlag för kommunikationsplanen.
Ska en kommunikationsplan göras kan det anges här. Ofta har man nytta av en kommunikationsplan även i små projekt.

Styrgruppen, beställaren och uppdragsgivaren ska ha återkommande information, likaså referensgrupperna och delprojektledarna, om det finns sådana.

Rapportering
Beskriv hur, när och till vem rapportering ska ske. Styrgruppen ska ha återkommande rapportering om hur projektet följer fastställd plan (id, resurser, resultat, mm). Löper projektet över längre tid kan det finnas anledning att avlägga delrapport/er till styrgruppen och eventuellt beställaren/uppdragsgivaren.
En slutrapport ska alltid lämnas till beställaren och styrgruppen och det är bra att ange när det ska ske. Här ska det också framgå när, hur och av vem projektet ska utvärderas.

Uppföljning och utvärdering
Alla projekt bör följas upp och utvärderas på ett eller annat sätt.
Hur uppföljningen ska ske beror till stor del på projektets storlek och organisation.
I projektplanen anger du vad som ska följas upp och hur det ska göras.

Utvärderingen planeras redan i början av projektet, dvs nu i projektplanen. Risken är annars att det i slutet varken finns tid eller resurser för att genomföra en utvärdering.

Fundera över följande:

• Vad ska utvärderas?
• Hur ska det utvärderas (metod)?
• När ska det ske?
• Vem ska utvärdera (extern, intern eller en kombination)?
• Hur tar vi vara på resultatet och lärandet?

Med detta så är vi nu redo att gå vidare till själva genomförandet av projektet.

Görs dessa grunder noga och förankras väl hos beställare, mottagare och medarbetare så finns det goda möjligheter till ett lyckat projekt.
Utan en ordentlig planering finns det risk att projektet får fel riktning.
Det kan bl a resultera i felaktiga resultat eller onödigt höga kostnader.

Planering är nyckeln till framgång i ett projekt!