Ett möte med Lean

Att ordna möten, konferenser och att genomföra dom på ett effektivt sätt är oerhört viktigt.
Väl genomförda så eliminerar du slöseri och fokus sätts på att få ut rätt information till mötes deltagarna. Att spara tid är viktigt, att hålla ett möte efter kundens behov är viktigt, det är respekt.
Därför är lean ett väldigt bra verktyg att införa och det är inte enbart bra i möten utan även i det vardagliga kommunikationen mellan medarbetare.

Vi kommer gå in mer på hur lean fungerar i ett senare skede, men tänkte här ge er en kort inblick hur lean kan införas i möten.
Tipsen är tagna från boken Lean med hjärta och kreativitet om autentiskt ledarskap och kommunikation. Så vill ni fördjupa er i detta ämne så rekommenderar jag er att läsa boken.

Att hålla ett bra möte kräver enormt mycket av den som anordnar men också av dem som ska tala.
Du behöver vara en bra talare, med retoriska kunskaper men du behöver också något intressant att förmedla. Vad jag vill ha sagt är att en bra talare med en viktig fråga kan få publiken att somna om det inte görs intressant, likaså kan en sämre talare få publiken sitta som på nålar och verkligen lyssna.
Allt handlar om hur man paketerar sitt framträdande.
Det är också viktigt att man tänker på allt som rör runt om kring själva mötet, allt från lokal, pauser, luncher, tider, resor, vilka som deltar, mötets syfte och mål, vad vill du få ut av mötet? och vad vill motpartern få ut av det?

Vi kommer inte gå in på retorik och hur man blir en bra talare, då det skulle vara omöjligt att få in i ett inlägg. Däremot ska vi ta upp hur man förbereder ett möte, framför, ge er en mall där lean är i fokus.

Standard konferensflöde

Arbetar man från denna mall så får du till möten där kundens behov sätts i fokus, där slöseri försvinner och ett effektivt möte kan hållas.
Viktigt är också att tänka på hur och var mötet ska hållas, lokal, teknik, raster/luncher, gång/restid osv.
Det finns fem punkter i denna mall, Concept note, Agenda, Bjuda in talare, Förmöten och Talskrivande.

Concept note - grundanalys
En så kallad concept note motsvarar den retoriska analysen, och beskriver hörnpelarna i konferensen/mötet: syfte, målgrupp, tema och nyckelpersoner. Den är grunddokumentet, utgör basen för all vidare planering och kräver ett gediget arbete för att samla relevant information och analysera informationen.

Arbetet har fyra faser:

1. research och analys
2. syftesbeskrivning
3. formulering av innehåll
4. avstämning med relevanta aktörer.

Concept note ska innehålla:

• bakgrund - som bland annat ska innehålla vad värden och deltagarna vill ha ut av mötet
• tema
• syfte
• kärnbudskap
• ämnen
• önskat resultat
• nyckelpersoner och nyckelorganisationer
• potentiella talare
• potentiell ordförande/moderator
• mötesformer
• budget
• praktiska detaljer som behöver tas i beaktande vid ett tidigt stadium
• nästa förberedelsemöte
• hur konferensen ska utvärderas.

Metoden hur man tar fram en bakgrundsbild (första punkten i en concept note) fungerar oavsett vilken typ av konferens som anordnas.

• Att börja med en omvärldsanlys lönar sig alltid eftersom det inte ger tillräckligt underlag till en concept note att enbart fråga deltagarna vad de vill att en konferens ska handla om.
  Svar från presumtiva deltagare ger ofta en spretig bild, som är svår att bygga en agenda på.
• Vidare är det värt att lägga ner tid på detaljanalys av alla inblandade aktörers (kunders) intressen. Det är en intressant - men ofta förbisedd - fråga att reda ut hur många aktörer det finns att ta hänsyn till när man planerar en konferens och vad dessa vill.
  Relevanta frågor att ställa sig i detta skede är: Är vi ensamma om att vara värd för en konferens eller har vi en samarbetspartner och/eller en finansiär vi måste ta hänsyn till? Vilket syfte har samarbetspartner/finansiär? Vilka är de förväntande deltagarna och vad är deras bakgrund och intressen?

Genomför man de här arbetsmomenten vinner man mycket, eftersom det skapar ett starkt samförstånd hos alla inblandade aktörer och garanterar att kundvärde tillförs.

Agenda
En agenda är inte bara ett schema, den är ett redskap för att skapa dynamik och få rätt saker att hända i anslutning till konferensen. Agendan ska baseras på den analys som görs i samband med upprättandet av en concept note. Normalt ska agendan ha tre akter: introduktion av "konflikt" - av det problem som behöver lösas - sökandet efter lösningar samt sammanfattning/avslutning.
I konferensstandarden talar vi om den dramatiska bågen, intensifieringen av "konflikten" till dess att problemet finner en lösning. Ett råd är att formulera inspirerande och kanske lätt kontroversiella rubriker för att betona denna stegring.

Första akten motsvaras av introduktionen och berättelse i klassiskt retoriskt tal och ska etablera ethos, i det här fallet en gemensam värdegrund. Här ska alla bli medvetna om betydelsen av konferensens tema. Läget ska beskrivas så intresseväckande som möjligt, med berättelser och kontrasterande perspektiv. Välkomsttalet på en konferens är en viktig del i denna första akten.
Andra akten motsvaras av argumentationen i ett klassiskt retoriskt tal, och bygger på därför huvudsakligen på logos, sakargument och fakta. Här ska spänningen stegras, genom att ställa motsatta synpunkter mot varandra, blanda korta tal med grupparbeten och diskussioner, debatter och paneldiskussioner med större presentationer. Människor behöver röra på sig, ta pauser, träffa varandra informellt, fika, allt detta ska också reflekteras av agendan.
Det viktigaste är att se till att människor blir kvar i konferensrummet genom att varje ny punkt ska vara ännu mer spännande än den föregående.
Tredje akten motsvaras av avslutningen i ett klassiskt retoriskt tal, och ska därför tala till känslorna, pathos. Här sammanfattas konferensen, och det är viktigt att konferensen slutar med bravur, med känslor som skapar handling efter att konferensen är slut.
Man kan även låta en deltagare berätta inspirerande om vad konferensen betytt för honom eller henne. Deltagarna ska lämna konferensen med en känsla av att ha varit med om något viktigt, och att själva aktivt ha bidragit till detta.

Inbjudna talare
Punkten inbjudna talare handlar om att identifiera, bjuda in och förbereda talare.
För att identifiera nyckeltalare analyserar man gärna redan i concept note vilka talare som bäst kan bidra till en dynamisk och intressant konferens. Här gäller det att beakta att ingen enskild talare gör en konferens, utan det är en blandning av olika perspektiv och personligheter som gör konferensen spännande. Blanda idéer, etnicitet, ålder, nationalitet, kön, professionell bakgrund (praktiker, akademiker, politiker med mera). Använd gärna talare som är beredda att vara lite kontroversiella, och som vågar bli kritiserade.

Allmänna råd är att försöka hålla ett förmöte med talare, antingen per telefon eller genom ett möte under själva konferensen.

• Testa tekniken tillsammans med talaren före presentationen.
• Se till att talaren har all information, exempelvis om ändringar i sista minuten.
• Informera talaren om att någon kommer hålla koll på tiden och hjälpa talaren med tidshållande.
• Se till att talaren får positiv återkoppling, och citera talarna i sammanfattningen och glöm inte att skicka tack mail efter konferensen.

Att hålla tiden är ofta ett stort bekymmer för många talare, men ju bättre medarbetarna blir på att coacha talare/varandra, bland annat med analysen i en concept note, desto mindre är detta ett bekymmer. Medarbetarna kan förbereda talarna mycket bättre genom att utgå från en concept note och de kan också vara tydligare med vad som gäller.
Är en talare väl förberedd så räcker det med subtila markeringar från ordföranden för att få talarna att avsluta sina presentationer i tid.

Förmöten
Det finns, som vi tidigare nämnt, en utmärkt allmän struktur för samtal som är perfekt att använda vid olika typer av förmöten:

Introduktion - hälsningsfraser, småprat, lära känna varandra.
Klargörande - av syfte med mötet, tidsramar, förväntningar, eventuella utmaningar. Här är det bra att klargöra förväntningar på talaren i form av:

• hur många Powerpoint bilder som är acceptabelt (högst 5 - 10 bilder för en 15 minuters presentation)
• hur bilderna bör utformas vad gäller fontstorlek och läsbarhet
• presentationens fokus, så att det stämmer med konferensens och agendapunktens syfte
• manusstop.

Åtgärder - en lista på vad som ska göras.
Planering - tidsplan med beslut om vem som ska göra vad vid vilken tidpunkt.
Överenskommelse - tydligt beslut om åtgärderna.
Sammanfattning och avslutning.

Talskrivande
De tal vi syftar på här är de som skrivs av medarbetarna för en kollega eller chef. De kan vara i form av talepunkter, eller som fullständiga manus.
Talarmanus ska underhålla, informera och beröra. De ska tydliggöra talarens karaktär och ståndpunkter, ge en ny kunskap och väcka känslor.

Kaizen

Kaizen är en japansk leanterm och betyder ständiga förbättringar men används också för värdeflödesanalys.
Att se hela mötet som ett flöde av processer gör att du kan eliminera punkter som ej tillför värde till kunden, dvs utesluta resurskrävande processer.
Det skapar ett mervärde för kunden och mötet blir mer effektivt.
Att använda ovanstående mall och förberedda mötet väl så får du ett effektivt möte.

Som jag skrev i början så är det mycket som krävs för att lyckas med ett bra möte, det krävs en bra talare, ett väl förberett möte och syfte, genomtänkta tal och mål.
Ska du också införa lean i mötet så krävs kunskaper om lean.

Denna mall kan i början kännas väldigt svår förståelig om man inte har rätta kunskaperna, och jag råder er läsa igenom boken för att dels förstå lean men även retorik och hur man inför lean i ett möte.
Men oavsett så kan denna mall vara ett stöd inför hur ni i framtiden planerar era framträdanden, era möten och konferenser.
Grundtanken är att göra mötet effektivt och intressant med fokus på kunden, dvs mötesdeltagarna.
Det sparar både du och dom tid på.

Ord som kan vara bra att veta

Concept note - En term för grundanalys i en standard konferens mall.
Ethos - Retorisk term som betyder karaktär.
Logos - Retorisk term som betyder Logik.
Pathos - Retorisk term som betyder Passion.
Aktiv kommunikation - Kommunikation via handling.
Verbal kommunikation - Kommunikation via ord.
Visuell kommunikation - Kommunikation som förmedlas via vår syn.
Lean - Med respekt för människan skapar vi värde för kunderna, genom att ständigt reflektera och förbättra flöden.
Hansei - Oförtröttligt reflekterande.
Heijunka - Utjämning.
Jidoka - Stoppa processer för att bygga in kvalitet.
Kaizen - Ständiga förbättringar eller värdeflödesanalys.
Muda - Slöseri.
Mura - Ojämnhet.
Muri - Överbelastning.

 

Med ett väl förberett möte efter denna mall så kan detta undvikas och istället bli ett effektivt och idé skapande möte, precis som det var tänkt från början.